CSV, metin ve dış veri kaynaklarını Excel'e doğru aktarma

CSV dosyası nedir ve çift tıklayınca neden sorun çıkar?

CSV (virgülle ayrılmış değerler), tablo verisini düz metin olarak saklayan yaygın bir biçimdir. Her satır bir kayıt, her sütun bir alan ve alanlar belirli bir ayraçla ayrılır. Muhasebe, e-ticaret, CRM ve sensör sistemleri verilerini genellikle bu biçimde dışa aktarır.

Dosyayı çift tıklayarak açmak en kolay yoldur, ama sorunların çoğu da buradan çıkar. Excel dosyayı sistemin bölgesel ayarlarına göre yorumlar. Türkiye ayarlarında ondalık ayracı virgül, liste ayracı noktalı virgüldür; dışarıdan gelen dosya ise virgül ya da başka ayraç kullanıyor olabilir. Sonuç, tüm verinin tek sütuna yığılması, tarihlerin ters çevrilmesi, baştaki sıfırların silinmesi ya da Türkçe karakterlerin bozulması olabilir.

Bu nedenle iş açısından önemli bir veri geliyorsa dosyayı çift tıklayarak değil, kontrollü bir içe aktarma ile açmak gerekir. Kontrollü aktarmada ayraç, kodlama ve her sütunun veri türü sizin kararınızla belirlenir.

Kontrollü içe aktarma: ayraç, kodlama ve sütun türleri

Kontrollü içe aktarmada şu kararlar önem taşır.

Ayraç: Dosyada alanları ayıran karakterin virgül, noktalı virgül, sekme ya da başka bir işaret olduğu belirlenir. Önizlemede sütunların doğru ayrılıp ayrılmadığı gözle kontrol edilir.

Kodlama: Türkçe karakter sorunlarının asıl kaynağı budur. Dosya, UTF-8 ya da eski Windows Türkçe kodlamasıyla kaydedilmiş olabilir. Yanlış kodlama seçilince ş, ğ, ı ve İ gibi harfler bozuk görünür. Önizlemede bozuk karakter görüyorsanız kodlama seçeneğini değiştirip yeniden denemek gerekir.

Sütun veri türü: Her sütun için metin, tarih ya da sayı seçilir. Baştaki sıfırların korunması gereken alanlar (telefon, posta kodu, ürün kodu) metin olarak aktarılır; aksi halde Excel bunları sayıya çevirir ve sıfırlar kaybolur. Tarih sütunlarında kaynak biçimi (gün-ay-yıl ya da ay-gün-yıl) açıkça belirtilir.

Bu kararlar, hatalı aktarımın büyük bölümünü önler; eksik bırakıldığında düzeltmesi sonradan çok daha zahmetlidir.

Power Query ile bağlantılı aktarma: yenilenebilir veri

Bir dosyayı yalnızca bir kez açmak yerine düzenli güncellenen bir veri kaynağını izleyecekseniz, dosyayı Power Query ile bağlantılı sorgu olarak almak çok daha sağlıklıdır. Excel, veri alma araçlarında metin ya da CSV dosyasından veri alma seçeneği sunar; bu yol önizleme, kodlama seçimi ve dönüştürme adımlarını bir arada getirir.

Bağlantılı sorgunun önemli avantajı yenilemedir. Kaynak dosyanın yeni sürümü aynı klasöre konduğunda sorgu yenilenir, tüm temizleme adımları (sütun silme, tür dönüştürme, satır filtreleme) otomatik yeniden uygulanır. Her ay aynı raporu elle temizlemek yerine, tek yenile komutuyla çıktı elde edilir.

Bir klasördeki çok sayıda CSV dosyasını tek tabloda birleştirmek de mümkündür. Örneğin her aya ait ayrı satış dosyası gelen bir mağaza zincirinde klasör sorgusu tüm dosyaları alt alta birleştirir. Yeni dosya klasöre eklenince bir sonraki yenilemede veriye dahil olur.

Diğer dış veri kaynakları: web, veritabanı ve başka çalışma kitapları

CSV yalnızca başlangıçtır. Excel çeşitli dış kaynaklara bağlanabilir:

• Başka bir Excel çalışma kitabı: Farklı dosyadaki tabloyu bağlantı olarak almak, kopyala-yapıştırdan daha güvenlidir çünkü kaynak değişince yenilenir.
• Web sayfası ya da web servisi: Sayfadaki tabloyu çekmek veya bir servisten veri okumak mümkündür; kaynak yapısı değiştiğinde sorgunun bozulabileceği unutulmamalıdır.
• Veritabanı: SQL tabanlı sistemlere bağlanıp tablo ya da sorgu sonucu çekilebilir. Bağlantı için sunucu adresi ve yetki gerekir, bu bilgiler BT biriminden alınır.
• Klasör: Belirli bir klasördeki tüm dosyalar tek kaynakta birleştirilir.

Bağlantılı kaynaklarda güvenlik de düşünülmelidir. Dosyanın başka bilgisayarda açılması, kaynak yolun değişmesi ve kimlik bilgilerinin saklanması gibi konular rapor paylaşılmadan önce netleştirilir. Bilinmeyen kaynaklardan gelen bağlantılar açılırken Excel uyarı verir; bu uyarı ciddiye alınmalıdır.

Aktarım sonrası kontrol listesi

Veri içeri alındıktan sonra yapılması gereken doğrulamalar, raporun güvenilirliğini belirler:

• Satır sayısı kaynak dosyadaki kayıt sayısıyla karşılaştırılır.
• Sayısal sütunların gerçekten sayı olduğu, toplamın çalıştığı kontrol edilir; metin olarak kalmış sayılar toplama dahil olmaz.
• Tarih sütunlarında gün ile ay yer değiştirmiş mi diye uç değerlere bakılır.
• Baştaki sıfırların ve uzun kod alanlarının korunduğu doğrulanır; çok uzun sayılar bilimsel gösterime dönüşmüş olabilir.
• Türkçe karakterler bozulmamış mı diye örnek kayıtlar gözden geçirilir.
• Boş satırlar, yinelenen kayıtlar ve başlık satırı tekrarı temizlenir.

Örneğin bir bayiden gelen sipariş dosyasında ürün kodu başında sıfır varsa ve bu kod sayıya çevrilmişse, bu kodla yapılan düşey arama sessizce hata verir. Bu tür hataların nedeni çoğu zaman aktarım adımındadır, formülde değil. Aktarım sonrası kontrol bu yüzden rutin olmalıdır.

Başlangıçtan ileri düzeye öğrenme yolu

Başlangıç aşamasında hedef, çift tıklamak yerine kontrollü içe aktarma alışkanlığı kazanmaktır: ayracı, kodlamayı ve sütun türünü her seferinde bilinçli seçmek.

Orta aşamada Power Query ile bağlantılı sorgulara geçilir: tür dönüştürme, sütun bölme, satır filtreleme ve yenilenebilir veri tabloları. Bu aşamada veri temizleme ile aktarım birleşir.

İleri aşamada çoklu kaynak birleştirme, klasörden toplu alma, veri modeline besleme ve parametreli sorgular yer alır. Excel veri modeli ve pivot raporlarıyla birleştirildiğinde, elle tekrar edilen aylık raporlama süreci otomatik bir akışa dönüşür. Bu noktada makro ve otomasyon da isteğe bağlı olarak sürece eklenir.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Mindset kataloğundaki Microsoft Excel ile Veri Analizi Eğitimi - İleri Excel (Uygulamalı) programı, Veri Bağlantıları ve Dış Veri Aktarma başlıklı bir modül içerir; veri tabloları, pivot tablolar ve makro programlama modülleriyle birlikte işlenir. Raporlama ve analiz yapan finans, satış operasyonu ve planlama ekipleri için uygundur.

Excel Power Query ve Power Pivot programı ise Power Query temelleri ve arayüz, veri dönüştürme ve temizleme, ileri Power Query teknikleri ve kurumsal iş akışı başlıklarını barındırır. Düzenli dosya akışı olan kurumsal ekiplerde aktarım sürecini otomatikleştirmek isteyenler için ilgilidir.