Jira'da bildirimi şema yönetir: olay, alıcı ve proje eşleşmesi
Jira'da bir olay olduğunda kimin e-posta alacağını bildirim şeması belirler. Şemanın nasıl kurulacağını, projeye nasıl bağlanacağını ve fazla bildirimin nereden kısılacağını öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- Bildirim şeması olayları e-posta alıcılarına bağlar. Bir şema birden çok projede kullanılabilir, ama her proje tek şema kullanır.
- Yeni projeler varsayılan olarak Default Notification Scheme ile açılır. Bu şema projeden çıkarılabilir, düzenlenebilir ya da yenisi oluşturulabilir.
- Alıcı seçerken grup yerine proje rolü tercih edilir. Atlassian, gerekli şema sayısını azalttığı için rolleri önerir.
- Bireysel gürültü kişisel ayardan, ekip düzeni şemadan yönetilir. Kimin neyi değiştirebileceğini ayırmak yanlış yerde ayar aramayı önler.
Bildirim şeması neyi bağlar?
Atlassian'ın belgesine göre bildirim şeması, Jira'nın iş öğelerinin yaşam döngüsündeki olaylar için e-posta gönderirken kullandığı eşleşmeleri tutar. Bir şema birden çok projede kullanılabilir; her proje ise tek bir şema kullanır. Bu yapı sayesinde aynı kuralı birçok projeye tek yerden uygulayabilirsiniz.
Belgelerde Atlassian proje yerine space, iş öğesi yerine work item terimini kullanabiliyor; Türkçe anlatımda proje ve iş öğesi karşılıkları yeterlidir. Jira her yeni projeye varsayılan olarak Default Notification Scheme atar. Bu şemayı projeden çıkarabilir, düzenleyebilir ya da yeni bir şema oluşturabilirsiniz.
Bir olay, şema aracılığıyla alıcıya ulaşır
Olaydan e-postaya giden zincir
- Olayİş öğesinde oluşma, atama, yorum gibi bir gelişme olur.
- AlıcıŞema, o olay için kimin bilgilendirileceğini tanımlar.
- ŞemaOlay ve alıcı eşleşmelerinin tamamını tutar.
- ProjeŞema projeye bağlıdır; proje yalnız bir şema kullanır.
Olaylar ve alıcılar
Şema üzerinde bildirim tetikleyebilen olaylar arasında iş öğesinin oluşturulması, güncellenmesi, atanması, çözülmesi, kapatılması, yorumlanması, yeniden açılması, silinmesi ve taşınması; iş kaydı (worklog) değişiklikleri; çalışmanın başlaması ve durması; ayrıca iş akışı geçişlerine bağlanan genel ve özel olaylar bulunur. Yorum silmek, Work item updated bildirimi gönderir.
Alıcı seçenekleri şunlardır: • Mevcut atanan kişi • Raporlayan (reporter) • Mevcut kullanıcı • Proje sahibi • Bileşen sorumlusu • Tek bir kullanıcı • Bir grup • Bir proje rolü • Tüm izleyiciler (watchers) • Özel alanlardan gelen kullanıcı ya da grup değerleri
Örneğin bir hata kaydı atandığında atanan kişi ve raporlayan; kapatıldığında izleyiciler bilgilendirilebilir. Bileşen sorumlusunu alıcı yapmak, bileşen kullanan projelerde sorumlunun kendi alanındaki gelişmeleri otomatik görmesini sağlar.
Şemayı düzenlemek ve projeye bağlamak
Bu işlemler Jira Administrators genel izni gerektirir. Atlassian belgesindeki yol: • Settings altında Work items bölümünden Notification schemes'i açıp yeni bir şema oluşturun; değişiklikler anında kaydedilir • Şemayı açın, bir olay satırındaki Add düğmesine tıklayın, alıcıyı seçin ve Add ile onaylayın; kaldırmak için Delete kullanın • Projenin Space settings bölümünden Notifications'ı açın, Actions menüsünde Use a different scheme'i seçin ve şemayı belirleyin
Şema bağlandıktan sonra projedeki ve panosundaki olaylar o şemanın bildirimlerini tetikler. Bir şemayı birden çok proje paylaştığı için şemayı düzenlemek, onu kullanan tüm projeleri etkiler. Yalnız bir projede deneme yapacaksanız önce yeni bir şema oluşturup yalnız o projeye bağlamak daha güvenlidir.
Alıcıyı seçerken grup yerine rol
Alıcıyı grup olarak tanımlamak ilk bakışta kolaydır; ancak her ekibin farklı üyeleri olduğunda her ekip için ayrı şema gerekir. Atlassian, proje rollerinin kullanılmasını önerir, çünkü rol her projede farklı kişilerle doldurulabilir ve bu nedenle gereken şema sayısı azalır.
Örneğin yazılım ekibi için Geliştiriciler rolünü, test ekibi için Test rolünü tanımlayıp hata kaydı atandığında ilgili role bildirim giden tek bir şema yazabilirsiniz. Rolün üyeleri projeden projeye değişse de şemayı güncellemeniz gerekmez. Aynı mantıkla bileşen sorumlusu da alıcı olarak seçilebilir.
Fazla e-postayı nereden kısmalı?
Fazla bildirimin kaynağı sanıldığı yerde olmayabilir. Tek bir kişi çok e-posta alıyorsa sorun genellikle kişisel ayardadır; yönetici şemayı değiştirirse herkesin aldığı bildirim değişir. Tersine, ekibin tamamı gereksiz bilgilendirme alıyorsa tek tek kişileri ayara yönlendirmek yerine şemayı düzeltmek kalıcı çözümdür.
Bir ayarı değiştirdikten sonra gerçek bir iş öğesi üzerinde deneme yapın: atamayı değiştirin, yorum ekleyin ve beklenen kişilerin e-posta aldığını doğrulayın. Gönderim iyi çalışıyorsa ama kişi hâlâ e-posta almıyorsa sorunun şema dışında olduğunu bilirsiniz.
Doğru ayar yeri, sorunun sahibine göre değişir
Bildirim gürültüsü nasıl azaltılır?
- Yalnız ben çok e-posta alıyorumKişisel bildirim ayarlarıKullanıcı bazı bildirim türlerini kendi ayarlarında kapatabilir.
- Ekibin tamamı gereksiz olay bildirimi alıyorBildirim şemasıOlay ve alıcı eşleşmesi yöneticiler tarafından değiştirilir.
- Kendi değişikliklerim için de e-posta istiyorumProfil tercihleriVarsayılan olarak kişi kendi değişiklikleri için bildirilmez.
- Bildirimleri sohbet aracından izliyoruzE-postayı sadeleştirSohbet bildirimi kurulduktan sonra e-posta ayarları çiftlemeyi önlemek için gözden geçirilir.
Sık yapılan hatalar
Şema kurulumunda tipik tuzaklar şunlardır: • Ortak bir şemayı değiştirip tüm projeleri etkilemek. Çözüm: önce yeni şema oluşturup tek projede denemek • Grup temelli alıcılarla şema sayısını çoğaltmak. Çözüm: rol kullanmak • Bildirim ayarını doğrulamadan kalıcı saymak. Çözüm: gerçek iş öğesinde olay üretmek • E-postanın görünümünü şemadan değiştirmeyi beklemek. Jira Cloud e-posta görünümünü özelleştirme imkânı sunmaz; Marketplace'teki harici uygulamalar bir alternatiftir • Bildirim sorunlarını yalnız şemada aramak. Çözüm: kişisel ayarlara, SMTP etkinliğine ve iş öğesi güvenlik düzeyine de bakmak
Bildirimler iş akışı olaylarına bağlandığı için, durum ve geçişleri tanımladığınız iş akışı özelleştirme sayfası ve olaylara tepki veren otomasyon kuralları sayfası şemayla birlikte düşünülmelidir.
Örnek kurgu: hata kayıtları için şema
Bir ürün ekibinin hata kayıtları için bildirim düzenini ele alalım. İstenen sonuç şudur: yeni hata açıldığında ekip lideri haberdar olsun, atandığında atanan kişi bilgilensin, kapatıldığında ise raporlayan ve izleyiciler bilgi alsın; yorum eklendiğinde yalnızca kayıtla ilgilenenler e-posta alsın.
Bunu kurmak için ayrı bir şema oluşturulur. Oluşturma olayına proje rolü olarak ekip liderlerinin rolü, atama olayına mevcut atanan kişi, kapatma olayına raporlayan ve tüm izleyiciler, yorum olayına ise atanan, raporlayan ve izleyiciler eklenir. Şema hata projesine bağlandıktan sonra gerçek bir deneme kaydıyla her olay sırayla üretilir ve kimin e-posta aldığı kontrol edilir.
Aynı mantık başka projelere de uygulanabilir; ancak ortak şemayı değiştirmek tüm projeleri etkilediği için her proje grubu için ayrı şema tutmak daha güvenlidir. Bu yaklaşım, ekiplerin kendi bildirim düzenini birbirini etkilemeden değiştirmesine imkân verir.
Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız
Jira Eğitimi: Temel ve İleri Uygulama, proje kurulumu ve yapılandırma ile terminoloji ve durum geçişleri modüllerini içerir. Bildirimlerin projeye göre ayarlanması bu modüllerin doğal devamıdır; Jira'yı kuran, proje yöneticisi ya da Jira yöneticisi rolüne geçen ekipler için uygundur.
İlgili Mindset programı
Jira Eğitimi: Temel ve İleri Uygulama
Sık sorulan sorular
Bildirim şemasını değiştirmek için hangi yetki gerekir?
Atlassian'a göre yönetici erişimi için Jira Administrators genel izni gerekir. Proje yöneticisi olmanız tek başına yeterli değildir. Yetkiniz yoksa değişiklik talebini Jira yöneticisine iletin ve hangi olayın kim için eklenmesini ya da kaldırılmasını istediğinizi net yazın.
Bir kişi neden hiç e-posta almıyor olabilir?
E-postalar yalnızca projeye göz atma yetkisi olan ve iş öğesine uygulanan güvenlik düzeylerine dahil kişilere gider. Ayrıca Jira ancak SMTP etkinse e-posta gönderebilir ve kullanıcı kişisel ayarlarında bazı bildirim türlerini kapatmış olabilir. Önce yetkiyi, sonra kişisel ayarı, en son şemayı kontrol edin.
Kendi yaptığım değişiklik için neden bildirim gelmiyor?
Jira varsayılan olarak kullanıcıları kendi değişiklikleri için bilgilendirmez. Bu davranış kullanıcı bazında profil tercihlerinden değiştirilebilir. Test ederken başka bir hesapla işlem yapmak ya da bu tercihi geçici olarak açmak, şemanın doğru çalıştığını görmenizi kolaylaştırır.
E-postanın görünümü ve içeriği özelleştirilebilir mi?
Atlassian'ın belgesine göre Jira Cloud e-posta bildirimlerinin görünümünü özelleştirme yolu sunmaz. Bu ihtiyaç için Atlassian Marketplace'teki harici uygulamalar alternatif olabilir. Şema yalnızca kimin hangi olayda bilgilendirileceğini belirler; e-postanın metni ve biçimi şemadan yönetilmez, bu yüzden görünümle ilgili beklentileri baştan buna göre ayarlamak gerekir.