Jira’da Backlog Düzenlemek: Sıralama, Epic Paneli ve Sprint’e Taşıma

Backlog ekranı neyi gösterir?

Scrum panosunun Backlog bölümü şu alanlardan oluşur: üstte planlanan ve etkin sprintler, altta henüz hiçbir sprinte alınmamış iş öğeleri. Backlog bölümü ekibin ‘neyi, hangi sırayla yapacağız’ sorusunun cevabını tutar. Bu ekran, sprint panosundan farklı olarak ilerlemeyi değil, hazırlığı yönetir.

Terim notu: Atlassian’ın güncel belgeleri eskiden issue denen kayıtlara work item der ve bu sayfada iş öğesi karşılığı kullanılır. Eski arayüzlerde ve eski eğitim materyallerinde issue adıyla karşılaşabilirsiniz; bunlar aynı kaydı anlatır. Epic’in adı bazı kurulumlarda değiştirilmiş olabilir.

Backlog düzenlemek, listeyi sırasıyla yapılacak işi gösteren bir araca dönüştürmektir. Üstteki işler ayrıntılı ve sprinte hazır, alttakiler daha kaba ve belirsizdir. Bu doğal sıralamayı koruyan ekip, sprint planlamada zaman kazanır.

Sıralama: önce yapılacak iş en üstte

Sıralama için bir iş öğesini sürükleyip bırakmanız yeterlidir. Çok uzun backlog’larda sürüklemek yerine iş öğesine sağ tıklayıp listenin en üstüne ya da en altına gönderebilirsiniz.

Sıranın neye göre belirlendiği teknik değil, ürün kararıdır; Jira yalnız sırayı saklar. Ürün Sahibi ya da önceliklendirmeden sorumlu kişi bu sırayı iş değerine, riske ve bağımlılıklara göre belirler. Ekip, sprint planlamada üstten alta doğru iş çekerken sıraya güvenir.

Yeni işi yazarken Create düğmesini ya da backlog altındaki Create work item bağlantısını kullanabilirsiniz; Create another work item kutusunu işaretlerseniz pencere açık kalır ve birkaç işi arka arkaya girebilirsiniz. Girdiğiniz işi hemen doğru yere sürüklemeyi unutmayın; sıralanmayan iş listenin en altında bekler ve gözden kaçar.

Sprint planlamadan önce listenin üst kısmını kısa bir kontrolden geçirin: iş öğesinin açıklaması anlaşılır mı, tahmini var mı, bağımlılığı belli mi, doğru epic’e bağlı mı? Eksiği olan iş sprinte alınmadan önce tamamlanmalı ya da sırada aşağı çekilmelidir. Bu kontrol, planlama toplantısında netleştirme tartışmasıyla zaman kaybetmenizi önler.

Epic paneli ile işleri gruplamak

Epic paneli, backlog’daki işleri büyük hedefler altında toplar. Paneli, epic filtresinin açılır menüsündeki düğmeyle açıp kapatırsınız. Panelden epic oluşturabilir, iş öğelerini epic’in üzerine sürükleyerek ona bağlayabilir ve backlog’u belirli bir epic’e göre süzebilirsiniz.

Bu özellik özellikle büyük bir hedefin hangi işlerden oluştuğunu görmek için kullanışlıdır. Sprint planlamada ‘bu epic’i bitirmek için hangi işler kaldı’ sorusuna panodaki filtreyle cevap verirsiniz.

Epic’i çok geniş tutmayın. Birkaç ay süren ve içinde çok sayıda iş olan bir epic izlemeyi imkânsız kılar; bir hedefi birkaç sprintte bitirilebilecek ölçekte epic’lere bölmek ilerlemeyi görünür yapar. İş öğelerinin epic ve alt görev hiyerarşisini nasıl kuracağınız ayrı bir konudur ve bu yapı kararı projenin başında verilmelidir.

Sürüm paneli ile yayın planı

Sürüm paneli, iş öğelerini yayın sürümlerine bağlamak içindir. Paneli sürüm filtresinin açılır menüsündeki düğmeyle açar, panelde sürüm oluşturup düzenler, iş öğelerini sürümün üzerine sürükleyerek atar ve backlog’u sürüme göre süzersiniz.

Bir yazılım ekibi için sürüm, bir yayına girecek özellik ve düzeltmeleri gösterir. Sürüm panelinde hangi işlerin bir sürüme bağlı, hangilerinin bağlı olmadığını bir bakışta görürsünüz. Sürüme bağlanmayan iş, yayın planından haberdar edilmeyen iştir.

Sürüm ve epic aynı şey değildir: epic işi konuya göre, sürüm yayın zamanına göre gruplar. Aynı iş bir epic’in ve bir sürümün üyesi olabilir. Bu bakışları karıştırmayın; birinde ‘ne için’, diğerinde ‘ne zaman’ sorusunun cevabı aranır.

Sprint oluşturmak ve işleri taşımak

Sprint kurmak için Create sprint’e basılır, ardından backlog’daki iş öğeleri sprint bölümüne sürüklenir. Etkin bir sprint varsa işleri doğrudan ona da sürükleyebilirsiniz. Hazır olduğunuzda Start sprint ile sprint başlar ve iş etkin sprint görünümüne geçer.

İzin notu: Sprint başlatmak için panonun filtresiyle eşleşen tüm alanlarda yönetici izni gerekir. Başlatmak isteyen kişide bu izin yoksa düğme çalışmaz; bu durumda proje yöneticisinden izin ya da başlatma talep edilir. Paralel sprintler açılmadıkça, etkin sprint bitmeden yenisi başlatılamaz.

Sprint planlamasının ritmi şöyle özetlenebilir: yeni iş toplanır, epic ve sürümle ilişkilendirilir, sıralanır, sprinte taşınır ve sprint sonunda geride kalan işler yeniden gözden geçirilir. Bu döngü her sprintte tekrar eder.

Sık yapılan hatalar

• Eşlenmemiş durumları unutmak: Atlassian’ın belgesine göre hiçbir sütuna bağlanmamış bir durumdaki iş öğeleri hem panoda hem backlog’da görünmez. İşler ‘kaybolmuşsa’ önce sütun eşlemesine bakın.
• Girdiği işi sıralamamak: Yeni iş listenin altında kalır ve unutulur.
• Epic’i devasa tutmak: Çok büyük epic ilerlemeyi göstermez. Hedefi birkaç sprintte biten parçalara bölün.
• Sürümü epic yerine kullanmak: Sürüm yayın zamanını, epic konuyu temsil eder.
• İzinsiz sprint başlatmaya çalışmak: Start sprint için gerekli yönetici izni önceden sağlanmalıdır.
• Kanban backlog’u sprint backlog’u sanmak: Kanban backlog ayrı bir listedir ve bir durumu Kanban backlog paneline sürükleyerek etkinleştirilir.

Kurgusal bir örnek: bir mobil uygulama ekibi her hafta backlog’u gözden geçirir. Yeni talepleri ilgili epic’e sürükler, yayın yaklaşan işleri sürüm paneliyle işaretler, üstteki işleri sıralar ve hazır olanları yeni sprinte taşır. Sprint bitiminde tamamlanmayan işler listeye yeniden girer ve bir sonraki gözden geçirmeye kadar sıralanır.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Jira ile Proje Yönetimi Eğitimi’nin Issue Takibi, Backlog Yönetimi ve Sprint Planlama modülü bu ekranı uygulamalı olarak çalıştırır. Jira Eğitimi: Temel ve İleri Uygulama programındaki Backlog Yönetimi ve Sprint İşleyişi modülü ise ürün sahibi ve proje yöneticisi rollerindeki katılımcılar için ilgili bölümdür.