Headhunter ile Çalışmak: Firma Seçimi, Brief ve Süreç Yönetimi

Headhunter ne zaman gerekir

İşe alım ekibi pek çok pozisyonu ilan, başvuru takip sistemi ve doğrudan aramayla doldurabilir. Dış bir danışmanlık firması, bu yolların yetmediği durumlarda anlamlıdır: aday havuzunun çok dar olduğu uzmanlık pozisyonları, hâlen çalışan ve aktif iş aramayan kişilere ulaşılması gereken roller, ve görevin kamuoyuna ya da mevcut kadroya duyurulmadan doldurulması gereken değişimler.

İç ekip yetersizliği de bir nedendir: aynı anda çok sayıda kritik pozisyon açıksa, işe alım ekibi derin bir arama için zaman ayıramayabilir. Ancak bu durum, firmanın iç sürecin yerine geçeceği anlamına gelmez. Karar yetkisi, değerlendirme ölçütleri ve teklif süreci şirkette kalır.

Headhunter kullanmadan önce kendinize şunu sorun: Pozisyon neden ilanla dolmuyor? Cevap, ücret politikası, iş tanımı ya da işveren markası gibi içsel bir sorunsa, firma bunu çözemez; yalnız gizler.

Çalışma modelleri: seçili çalışma ve başarıya bağlı çalışma

Yaygın çalışma modelleri şunlardır. Seçili çalışmada firma pozisyon için sizinle özel bir anlaşma yapar, aramayı yoğun biçimde yürütür ve bedeli sürecin aşamalarına göre ödenir. Başarıya bağlı modelde ise bedel yalnız aday işe girdiğinde doğar ve genellikle aynı pozisyon için birden fazla firma çalışabilir.

Seçili çalışma, firmaya güven ve zaman ayırmasını sağlar; derin arama ve gizlilik gerektiren pozisyonlarda uygundur. Başarıya bağlı model ise daha fazla hacim ve hızla ilgilidir ama firmaların emek ayırması, aynı adayın birden çok kanaldan sunulması gibi sorunlar çıkabilir. Hangi modelin uygun olduğu, pozisyonun kritikliğine ve bütçenize bağlıdır.

Doğru firmayı seçmek

Firma seçimi pazarlama sunumuna göre değil, işin kanıtlarına göre yapılır. Önce sektör ve pozisyon bilgisine bakın: benzer pozisyonlarda daha önce çalışıp çalışmadığını, aday ağının hangi sektörlerde yoğunlaştığını sorun. Referans alın ve referanslarla doğrudan konuşun.

Yöntemi sorgulayın: adaylar nasıl bulunuyor, ilk değerlendirme nasıl yapılıyor, şirkete sunulan adaylar hangi ölçütlerle seçiliyor? Gizlilik düzenini ve çıkar çatışmasını netleştirin: firma sizin rakiplerinizin çalışanlarını hâlihazırda başka müşteriler adına arıyor olabilir. Bu durum, belirli şirketlerden aday getirmeme taahhüdü gibi koşullarla yönetilir.

Son olarak firmanın yasal durumunu doğrulayın. 4904 sayılı Kanun, iş ve işçi bulmaya aracılığı Türkiye İş Kurumu'ndan izin alınmasına bağlar; yönetmelikle istisna tutulan meslekler dışında iş arayanlardan ücret alınmasını ya da menfaat sağlanmasını da izin iptali nedeni sayar. Sözleşme öncesi firmadan yetkisini belgelemesini isteyin; firmanın bu izne tabi olup olmadığını hukuk danışmanınızla değerlendirin.

Brief hazırlamak ve süreci yönetmek

Brief, firmanın pozisyonu anlamasının tek kaynağıdır. Pozisyonun neden açıldığını, ekibe ve şirkete katkısını, ilk dönemde beklenen sonuçları, kesin aranan ve tercih edilen özellikleri, ve ücret aralığı gibi pazarlık sınırlarını içerir. Hangi özelliklerden ödün verilebileceğini baştan konuşmak, firmanın aday listesini gereksiz yere daraltmasını önler.

Süreç genellikle şu sırayla ilerler: firma briefi alır ve pozisyonu yeniden anlatır; pazar haritası ve hedef şirket listesi çıkarılır; firma adaylarla ilk görüşmeleri yapar; kısa liste sunulur; şirket adayları mülakat eder; teklif aşamasında firma görüşmeleri koordine eder. Her aşamada düzenli durum toplantısı yapın ve firmaya adaylar hakkında hızlı geri bildirim verin.

Bu noktada en sık yapılan hata, firmayı brief verip beklenen bir tedarikçi gibi görmektir. Firma bir ortak gibi kullanıldığında, pazardan geri bildirim de getirir: ücret beklentisi, pozisyonun çekiciliği ve rakiplerin konumu hakkında değerli bilgi sağlar.

Kısa listeyi değerlendirirken firmanın adayları neye göre seçtiğini sorun. İyi bir kısa liste, her aday için brief'teki ölçütlere karşı yazılı kısa bir değerlendirme ve adayın motivasyonuna dair not içerir. Yalnız özgeçmişlerin iletildiği bir liste, firmanın değerlendirme emeğini göstermez.

Sözleşme, veri ve etik konular

Sözleşmede hizmetin kapsamı, çalışma modeli, bedelin doğuş koşulları, adayın işe girişten kısa süre sonra ayrılması halinde firmanın yükümlülüğü ve gizlilik hükümleri net yazılır. Adayların sunulduğu tarihin kaydı, aynı adayın başka bir kanaldan gelmesi halinde bedel hakkının kime ait olduğu ile ilgili uyuşmazlıkları önler.

Aday verisi ayrı bir konudur. Kişisel veri işleme kuralları, bilgilerin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini, gerekli süre kadar saklanmasını ister. Kanun ayrıca özel istihdam bürolarının iş ve işçi bulmak için derlediği verileri bu amaç dışında kullanmasını yasaklar. Firmanın veri güvenliği düzenini ve adayların bilgilerinin sizinle paylaşılmadan önce nasıl izin alındığını sorun.

Etik olarak da sınır çizin: aday seçiminde ayrım yasağına uyulduğundan emin olun. İş Kanunu iş ilişkisinde cinsiyet, din, engellilik ve benzeri sebeplere dayalı ayrımı yasaklar. Brief'te yaş, cinsiyet ya da medeni durum gibi işle ilgisiz ölçütler yer alıyorsa bu hem ayrımcılık hem itibar riski taşır; böyle bir ölçütü hukuk danışmanınızla birlikte gözden geçirin.

Sık yapılan hatalar

Belirsiz brief, en pahalı hatadır: firma yanlış profili arar, şirket reddeder, süre uzar. Bir başka hata, aynı pozisyon için çok sayıda firmayı koordinasyonsuz çalıştırmaktır; aday aynı bilgiyi farklı kişilerden dinler ve şirketin imajı zedelenir.

Sunulan adaylara geç yanıt vermek, iyi adayı kaybettirir; çünkü hâlen çalışan bir aday bekleyemez. Ücret aralığını saklamak da sorun yaratır: firma pazarlığa girmeyecek bir adayı çağırır, süreç sonunda teklif aşamasında çöker.

Son olarak firmayı iç işe alım sürecinin yerine koymak hatalıdır. Karar ölçütlerini, mülakat yapısını ve teklif sürecini şirket yönetmelidir. Firma aday bulur ve sürece taşır; seçimin kalitesi iç sürecin disiplinine bağlıdır.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

İnsan Kaynakları Uzmanlığı Sertifika Programı, işe alım sürecini iş başvurusu alma yöntemleri ve kaynakları, başvuru değerlendirme, mülakat ve teklif süreçleri başlıklarıyla ele alır. Dış kaynak kullanımı kararı, bu kaynak seçeneklerinden biridir; brief hazırlama ve aday değerlendirme çalışmaları da işe alım uzmanları ve İK yöneticileri için doğrudan uygulama alanıdır.