Grup mülakatı yapma: oturum tasarımı, yürütme ve aday değerlendirmesi

Grup mülakatı ne zaman doğru yöntemdir?

Grup mülakatı, adaylar aynı oturumda aynı görevle karşılaştığı için, ekip çalışması, iletişim, ikna ve yön verme gibi başkalarıyla birlikte ortaya çıkan davranışların ölçülmesi gereken pozisyonlarda anlamlıdır. Müşteri karşılayan roller, satış ve saha ekipleri, mağaza ve çağrı merkezi gibi yüksek hacimli alımlar ve staj ya da yeni mezun programları tipik örneklerdir.

Tek başına çalışan ve derin teknik uzmanlık isteyen rollerde ise grup oturumu ek bilgi vermez. Bir veri mühendisinin kod yazma becerisini ya da bir mali müşavirin mevzuat bilgisini tartışma masasında göremezsiniz. Bu rollerde bireysel görüşme ve iş örneği daha uygundur.

Yöntemin bir başka avantajı, çok sayıda adayı aynı koşullarda kısa sürede karşılaştırmaktır. Dezavantajı ise adayların birbirini etkilemesidir: baskın bir kişi oturumu şekillendirir ve içe dönük ama nitelikli adayı gölgede bırakabilir. Bu riski görev tasarımı ve gözlemci eğitimi azaltır.

Benzer yöntemlerden ayrımı

Grup mülakatı ile değerlendirme merkezi sık karıştırılır. Değerlendirme merkezi, aynı adayı farklı egzersizlerle (vaka, rol oyunu, sunum, in-basket gibi) uzun bir gün boyunca sınayan, çok değerlendiricili ve çok egzersizli bir yapıdır. Grup mülakatı ise tek bir oturum ve çoğu zaman tek bir ana görevdir. Daha hafif, daha hızlı ve daha az kaynak ister; karşılığında daha az veri verir.

Davranışsal mülakat ve yapılandırılmış mülakat ise bireysel görüşme biçimleridir: aday geçmişte yaşadığı durumları anlatır. Grup oturumunda anlatım değil, o anki davranış izlenir. Pratikte iyi bir seçme süreci ikisini birleştirir: önce grup oturumunda ekip içi davranış gözlenir, sonra kısa listeye kalan adaylarla bireysel görüşme yapılır.

Seçerken şu soruyu sorun: ölçmek istediğim şey adayın anlatımından mı, yoksa başkalarının yanındaki davranışından mı anlaşılır? Cevap davranışsa grup oturumu gerekçelidir.

Oturumu tasarlamak: yetkinlik, görev ve rol

Tasarım yetkinliklerle başlar. Pozisyon için birkaç davranış seçilir: örneğin dinleme, ikna, ekip içi iş bölümü, baskı altında sakin kalma. Görev, bu davranışları görünür kılacak biçimde kurulur; yetkinlik görevden önce gelir.

Görev türleri şunlardır: • Rolsüz tartışma: gruba açık uçlu bir konu verilir, ortak karar beklenir • Rollü tartışma: her adaya farklı öncelik ve bilgi içeren bir rol kartı verilir; çıkar çatışması ortaya çıkar • Vaka çalışması: grup bir iş problemini analiz edip öneri sunar • Üretim görevi: grup bir plan, kısa bir sunum ya da bir prototip hazırlar

Görevin pozisyonla ilgisi olmalıdır. Bir mağaza satış danışmanı adayına stratejik portföy kararı vermek anlamsızdır; stok dağılımı ya da kampanya yerleşimi gibi sahaya yakın bir durum daha doğru sonuç verir. Görev yönergesi açık ve herkes için aynı yazılır, süre ve beklenen çıktı net söylenir. Rol kartlarındaki bilgi eşit derecede ağırlıklı kurulmalıdır; yoksa rol kartı yetkinliği değil, şansı ölçer.

Oturumu yürütmek

Yürütücü rolü sade tutulur. Karşılama konuşmasında oturumun amacı, süresi ve görevin ne olduğu anlatılır; adaylara, birbirleriyle yarışmak yerine verilen görevi birlikte çözmeleri gerektiği net söylenir. Gözlemcilerin kim olduğu ve not tutacakları da açıklanır; bu şeffaflık gerginliği azaltır.

Görev başladığında yürütücü araya girmez. Sessiz kalan bir aday için yönlendirme yapılmaz; çünkü adayın kendi inisiyatifini göstermesi gözlemin parçasıdır. Müdahale yalnız süre uyarısı, güvenlik ya da kural ihlali gibi nedenlerle yapılır.

Oda düzeni de sonucu etkiler. Gözlemcilerin görüş açısı tüm adayları kapsamalı, adayların yakasında veya masasında okunur bir isim kartı bulunmalıdır. Uzaktan yapılan oturumlarda kamera ve ses sorunlarının adayı dezavantajlı kılmaması için bağlantı denemesi önceden yapılır.

Oturum bittiğinde adaylara süreç hakkında bilgi verilir: sonuçların ne zaman ve nasıl iletileceği söylenir. Belirsiz bırakılan aday deneyimi, işveren markasına zarar verir.

Adayları değerlendirmek

Değerlendirme formu her yetkinlik için bir puan ölçeği ve o ölçeğin davranış çapalarını içerir. "Dinleme" yetkinliği için yüksek puanın çapası, başkasının fikrini kendi cümlesiyle özetleyip üzerine kurmaktır; düşük puanın çapası, söz kesmek ve dinlenmeden karşı çıkmaktır. Çapa yazılmadığında iki gözlemci aynı adaya farklı puan verir.

Gözlemciler oturum sırasında puan vermez, önce notlarını tutar. Not, "iyi lider" gibi yargı değil, "önerileri tahtada topladı ve sessiz kalan katılımcıya söz verdi" gibi görülen davranıştır. Puanlama oturumdan sonra her gözlemci tarafından bağımsız yapılır; ardından fark olan yerlerde notlar üzerinden tartışılır ve kalibrasyon yapılır.

Karar toplantısında tek ölçüt ayrı yetkinlik puanlarının birleşimidir. "Genel izlenim" tek başına bir puan olmamalı, yalnız ek bilgi olarak notlanmalıdır. Grup mülakatı sonucu tek karar kaynağı da olmamalı; özgeçmiş değerlendirmesi, bireysel görüşme ve gerekirse psikometrik araçlarla birlikte okunmalıdır.

Sık yapılan hatalar

En yaygın hata, konuşkanlığı yeterlilik sanmaktır. Baskın aday gözlemcinin dikkatini çeker, sakin ve etkili aday gözden kaçar. Çare, konuşma süresini değil katkının niteliğini ölçen çapalar yazmaktır.

Bir diğer hata, ölçütsüz izlemedir. Gözlemciler ne arayacaklarını bilmeden oturuma girerse sonuç sezgiye döner. Oturumdan önce gözlemci eğitimi yapılmalı, örnek davranışlar üzerinden puan denenmelidir.

Diğer sık sorunlar şunlardır: • Görevin pozisyonla ilgisiz olması • Adaylara farklı süre ya da farklı bilgi verilmesi • Gözlemcinin oturuma müdahale etmesi • Oturumun bir elemek için kullanılan bir sınav gibi sunulup adayı gereksiz gerginleştirmesi • Kişilik, aksan, giyim gibi işle ilgisiz özelliklerin puana sızması

Son olarak, kayıt tutmamak sorun yaratır. Puan formları ve gerekçeler saklanmazsa, bir itirazda ya da iç denetimde kararın nasıl alındığı gösterilemez.

Grup mülakatı becerisi nerede geliştirilir?

Mülakat tasarımı, yetkinlik tanımı ve gözlemci becerisi İK ve işe alım uzmanlarının ortak çalışma alanıdır. Assessment Center Uzmanlığı Sertifika Programı yetkinlik bazlı soru tasarımını, değerlendirici yanlılıklarını ve değerlendirme günü operasyonunu işler. İnsan Kaynakları Uzmanlığı Sertifika Programı işe alım sürecinin mülakat ayağını bütünlük içinde ele alır.