Grup mentorluğu ve mentorluk çemberi uygulama rehberi

Grup mentorluğu nedir, ne zaman tercih edilir?

Grup mentorluğunda bir mentor, birkaç mentee ile aynı oturumda çalışır ya da bir grup katılımcı, ortak bir konu etrafında birbirinin mentoru olur. İlk biçimde mentorun rolü belirgindir; ikinci biçim ise mentorluk çemberi (mentoring circle) adıyla anılır ve akran öğrenmesi daha güçlüdür.

Grup formatı üç durumda öne çıkar. Birincisi, nitelikli mentor sayısı yetersizse: bir mentorun birkaç kişiyle çalışması deneyimi yaygınlaştırır. İkincisi, ortak bir gelişim konusu varsa: yeni yöneticiler, kariyerinin başındaki mühendisler, bir fonksiyona yeni geçenler gibi benzer sorular yaşayan gruplar birbirinden öğrenir. Üçüncüsü, kurum kültürünü yayma hedefi varsa: farklı bölümlerden kişiler aynı masaya gelir.

Birebir mentorluk kişiye özel ve derin, grup mentorluğu ise geniş ve çok sesli çalışır. Biri diğerinin yerine geçmez; tamamlayıcıdır.

Grubu nasıl kurarsınız?

Grup yapısı, oturumun niteliğini belirler.

• Ortak bir tema seçin: yeni yöneticilik, dönüş yapan kariyer, teknik uzmandan lider olmaya geçiş gibi. Dağınık temalı gruplar, her oturumda herkesin kendi derdini anlatmasına dönüşür.
• Benzer ama farklı deneyimleri bir araya getirin. Aynı seviyede ama farklı bölümlerden gelenler, ortak sorunlara farklı bakış açıları getirir.
• Grup büyüklüğünü küçük tutun. Herkesin konuşabildiği, ama tek sesin hâkim olamadığı bir büyüklük hedeflenir; kaç kişi olacağı konuya göre değişir.
• Doğrudan raporlama ilişkisi olan kişileri aynı gruba koymaktan kaçının.
• Katılımın gönüllü olmasına dikkat edin.
• Gizlilik kuralını ilk oturumda birlikte yazın: Oturumda konuşulan dışarıya çıkmaz.

Oturum akışı: örnek bir kurgu

Düzenli bir akış, grubun mentordan bağımsız çalışmasını sağlar. Örneğin her oturum şu sırayla ilerleyebilir:

• Açılış ve kısa durum turu: Herkes bir cümleyle son oturumdan bu yana ne yaptığını söyler.
• Konu sunumu: Mentor ya da gönüllü bir katılımcı, o günün temasını kısa bir vaka ile açar.
• Vaka tartışması: Katılımcılardan biri güncel bir sorununu anlatır; diğerleri soru sorar, öneri vermeden önce anlamaya çalışır.
• Ortak çıkarım: Grup, sorudan çıkan genel öğrenmeleri yazar.
• Kapanış taahhüdü: Herkes bir sonraki oturuma kadar deneyeceği küçük bir adım söyler.

Bu yapının en değerli parçası vaka tartışmasıdır. Katılımcı sorunu anlatır, grup önce kapsamlı sorular sorar. Örneğin bir yeni yönetici ekibinde yaşadığı geri bildirim sorununu anlatır; grup, durum hakkında bilgi toplayan sorular sorduktan sonra benzer deneyimlerini paylaşır.

Mentorun grup içindeki rolü

Grup mentoru bilge konuşmacı değil, süreç kolaylaştırıcısıdır. Görevleri şunlardır.

Birincisi, güvenli ortam oluşturmak: herkesin konuşabildiği, yargılanmadığı bir atmosfer kurmak. İkincisi, katılım dengesini gözetmek: sürekli konuşanları nazikçe yönlendirmek, sessiz kalanlara yer açmak. Üçüncüsü, soru sormak: cevap vermek yerine grubu düşünmeye iten sorular sormak. Dördüncüsü, çıktıyı bağlamak: konuşulanı genel ilkelere ve somut adımlara dönüştürmek.

Sık yapılan hata, mentorun grubu bir sunum alanına çevirmesidir. Bilgi aktarımı gerekiyorsa kısa tutulur; oturumun ağırlığı katılımcıların birbirinden öğrenmesine ayrılır. Mentor kendi deneyimini örnek olarak paylaşabilir ama son sözü söylemez.

Hibrit ve uzaktan gruplarda dikkat edilecekler

Gruplar farklı lokasyonlardan geliyorsa oturumlar çevrimiçi yürür ve birkaç ek önlem gerekir. Kameranın açık olması beklentisini baştan konuşun; görsel temas güveni artırır. Sohbet kanalını yan sorular için kullanın ama vaka anlatımı sırasında sözün sırayla alınmasını sağlayın. Vakaları oturumdan önce kısa bir yazıyla toplamak, zamanı verimli kullandırır.

Asenkron destek de işe yarar: Oturumlar arasında ortak bir mesajlaşma alanında küçük sorular ve kaynaklar paylaşılabilir. Ancak ortak alana yazılanların da gizlilik kuralına tabi olduğunu hatırlatın. Hibrit gruplarda yüz yüze katılanlarla uzaktan katılanlar arasında söz hakkı dengesini mentor aktif biçimde gözetmelidir; yoksa salondakiler konuşmaya hâkim olur.

Sık yapılan hatalar ve çözümleri

• Gündemsiz buluşma: Temasız oturumlar sohbete döner. Her oturum için konu ve çıkarım beklentisi önceden belirtilmeli.
• Katılımın düşmesi: Düzensiz takvim ve anlamsız gündem, grupları dağıtır. Tarihleri baştan netleştirin, devamsızlık durumunda notları paylaşın.
• Tek sesin baskınlığı: Sözü dönüşümlü vermek, her oturumda farklı bir vakayı odağa almak dengeyi sağlar.
• Kişisel konuların kontrolsüz açılması: Gizlilik kuralı ve sınırlar baştan konuşulur; bireysel destek gerektiren konularda katılımcı birebir kaynaklara yönlendirilir.
• Ölçümsüzlük: Her dönem sonunda katılımcılara neyi değiştirdiklerini sorun, çıktıları kayda alın.
• Birebir mentorluğun yerine koymak: Derin kariyer kararları için birebir oturumlar korunmalı.

Kurumsal uygulama ve Mindset programları

Kurumlar grup mentorluğunu genellikle mevcut bir mentorluk programının içine bir format olarak ekler: Yeni yöneticiler çemberi, kadın liderlik çemberi, yeni mezunlar çemberi gibi. Böylece sınırlı sayıda deneyimli mentor, daha fazla çalışana ulaşır ve katılımcılar arasında kurum içi ilişki ağı oluşur.

Mindset'in Mentorluk Programı Tasarımı eğitimi program tasarımı ve modeller, mentor ve mentee seçimi ve eşleştirme ile ölçüm ve program evrimi modüllerini kapsar; grup formatını mevcut bir programa eklemek isteyen insan kaynakları ve öğrenme ve gelişim ekipleri için başvuru çerçevesidir. Sosyal Öğrenme Yaklaşımları ise öğrenme topluluğu tasarımı, akran koçluğu ve çift öğrenme gibi başlıklarla grup içi akran öğrenmesini destekler; mentorluk çemberini bir bilgi paylaşım kültürüne bağlamak isteyen ekipler için tamamlayıcıdır.