Excel ile Pareto analizi: sıralama, kümülatif oran ve grafik

Pareto analizi ne anlatır, ne zaman kullanılır?

Pareto analizi, sonuçların büyük bölümünün küçük bir neden grubundan geldiği fikrine dayanır. Bu fikir 80/20 ilkesi olarak bilinir: cironun çoğunu az sayıda müşteri, hataların çoğunu az sayıda neden, stok değerinin çoğunu az sayıda ürün oluşturur. Oran her zaman tam olarak 80/20 olmaz; ilke bir eğilimi anlatır, kesin bir yasa değildir.

İşletmede kullanım alanları çoktur. Kalite ekibi hata türlerini sıklıklarına göre dizerek önce hangisine müdahale edileceğini seçer. Satış yöneticisi ürünleri ciroya katkısına göre sıralar. Satın alma, harcamanın yoğunlaştığı tedarikçileri belirler. Müşteri hizmetleri şikayet nedenlerini öncelik sırasına koyar.

Analizin değeri, sınırlı kaynağı en çok etkili yere yönlendirmesidir. Her sorunu aynı anda çözmek yerine, etkisi en büyük olandan başlanır. Kavramın tanımı için sözlük sayfasına bakılabilir; burada Excel'de nasıl kurulacağına odaklanılır.

Veriyi hazırlamak ve sıralamak

Pareto analizi, kategori ve değer sütunlarından oluşan bir tabloyla başlar. Kategori, ürün adı, hata nedeni ya da müşteri olabilir; değer ise adet, tutar veya sıklıktır. Veri ham kayıt biçimindeyse (her satır bir işlem), önce pivot tablo ile kategori bazında toplanır.

Sonra tablo değere göre büyükten küçüğe sıralanır. Bu sıralama Pareto grafiğinin özüdür; sıralanmamış veride analiz anlamını kaybeder.

Çok sayıda küçük kategori varsa, hepsini ayrı ayrı göstermek grafiği okunmaz hale getirir. Bu durumda küçük kalemler birleştirilerek diğer başlığı altında toplanır. Birleştirme eşiği iş kararıdır; amaç grafiği okunur kılarken ana bilgiyi kaybetmemektir.

Veri temizliği de baştan yapılmalıdır: aynı kategori farklı yazımlarla geçiyorsa (örneğin bir ürünün farklı yazımları) toplamlar bölünür ve sıralama yanıltıcı olur.

Örneğin bir e-ticaret deposunda iade nedenleri incelenirken kayıtlar önce neden bazında toplanır: hasarlı ürün, yanlış ürün, geç teslimat gibi. Sıralandığında ilk birkaç neden iadelerin büyük bölümünü oluşturuyorsa, paketleme ve sevkiyat süreçleri bu nedenlere göre gözden geçirilir.

Kümülatif yüzdeyi hesaplamak

Sıralı tabloya pay ve kümülatif pay sütunları eklenir. Birincisi, her kategorinin toplam içindeki payıdır: kategori değeri toplam değere bölünür. İkincisi, bu payların kümülatif (birikimli) toplamıdır: ilk satırda kendi payı, sonraki satırlarda önceki kümülatif değere yeni payın eklenmiş hali.

Kümülatif sütunun son satırı tam bütünü, yani bütünün tamamını verir; bu bir doğrulama ölçüsü olarak kullanılır. Eğer son değer bütünü vermiyorsa formülde ya da toplamda hata vardır.

Bu sütun analizin sonucudur. Kümülatif yüzdenin belirli bir eşiğe ulaştığı noktaya kadar olan kategoriler, sonucun büyük bölümünü oluşturan hayati birkaç kalemdir. Örneğin bir kırtasiye toptancısında ilk birkaç ürün cironun büyük bölümünü getiriyorsa, stok ve kampanya politikası öncelikle bu ürünlere göre kurulur. Eşiği hangi değere koyacağınız yine iş kararıdır; ilke sabit bir oran dayatmaz.

Pareto grafiğini kurmak

Klasik Pareto grafiği, sütun ve çizgi grafiğin birleşimidir. Sütunlar kategorilerin değerini büyükten küçüğe gösterir; çizgi ise kümülatif yüzdeyi gösterir ve ikinci eksende yüzde ölçeğiyle çizilir.

Kurulum adımları şöyledir:

• Kategori, değer ve kümülatif yüzde sütunları seçilerek birleşik grafik eklenir.
• Değer serisi sütun, kümülatif yüzde serisi çizgi olarak ayarlanır.
• Kümülatif yüzde serisi ikincil eksene taşınır ve bu eksenin üst sınırı bütünü gösterecek biçimde sabitlenir.
• Sütunlar arasındaki boşluk daraltılır, çizgi işaretleri eklenir.
• Başlık, eksen adları ve gerekirse eşiği gösteren yatay bir çizgi eklenir.

Excel'in bazı sürümlerinde hazır Pareto grafik türü bulunur; bu tür sıralamayı ve kümülatif çizgiyi otomatik hazırlar. Elle kurulum ise kontrolü artırır ve her sürümde çalışır. Hangi yol seçilirse seçilsin, grafik okuyucuya tek bakışta soruyu yanıtlamalıdır: hangi birkaç kalem sonucun çoğunu oluşturuyor?

Sonucu yorumlamak ve yaygın hatalar

Grafik hazır olduğunda yorum aşaması başlar. Hayati birkaç kalem belirlenir, bunlar için eylem önerilir. Kalite örneğinde, hata nedenlerinin büyük kısmını oluşturan birkaç neden için kök neden analizi yapılır. Müşteri örneğinde, cironun çoğunu getiren müşterilere özel hesap yönetimi kurulur.

Yaygın hatalar şunlardır:

• Etkiyi değil sıklığı sıralamak. Sık görülen küçük hata ile seyrek görülen ağır hata aynı önemde değildir; gerekirse maliyete göre sıralama da yapılmalıdır.
• Tek bir dönemin verisine dayanmak. Mevsimsel dalgalanma sonucu çarpıtabilir; birkaç dönem karşılaştırılmalıdır.
• Kategorileri çok ince ya da çok geniş tanımlamak. Çok ince kategoriler dağınık, çok geniş kategoriler anlamsız sonuç verir.
• Sonuçta kalmak. Analiz bir karar aracıdır; hangi kalemlere hangi eylemin uygulanacağı yazılmadıysa iş yarım kalmıştır.

Pareto yalnızca öncelik sırası verir, nedeni açıklamaz. Neden sorusu için ayrı yöntemler gerekir.

Karar aşamasında Pareto sonucu tek başına yeterli değildir; hayati kalemler için sorumlu, eylem ve izleme ölçüsü belirlenir. Eylem sonrası analiz aynı yöntemle tekrarlanır ve dağılımın değişip değişmediğine bakılır. Böylece Pareto bir kerelik rapor değil, sürekli iyileştirme döngüsünün parçası olur.

Başlangıçtan ileri düzeye öğrenme yolu

Başlangıçta küçük bir veri setiyle elle sıralama, kümülatif yüzde ve birleşik grafik kurulumu öğrenilir. Amaç, adımların mantığını görmektir.

Orta aşamada ham veriden pivot tabloyla kategori toplamları alınır, sonuç otomatik güncellenen bir Pareto raporuna dönüştürülür. Excel tablosu ve dinamik dizi işlevleri sıralamayı otomatik yapabilir.

İleri aşamada müşteri ya da ürün portföyü için ABC sınıflandırması kurulur: kalemler kümülatif paya göre gruplanır ve her gruba farklı stok ya da hizmet politikası atanır. Bu analiz, dilimleyicilerle etkileşimli bir panoya bağlanarak dönem ve bölge bazında incelenebilir.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Mindset kataloğundaki Microsoft Excel ile Veri Analizi Eğitimi - İleri Excel (Uygulamalı) programı, veri tabloları ve pivot tablolar, veri içeren grafikler ve grafik formatlama ile ileri veri analizi araçları modüllerini içerir. Pareto raporunun dayandığı pivot özetleme ve birleşik grafik teknikleri bu başlıklarda yer alır. Kalite, satış operasyonu ve satın alma ekiplerinin analiz ihtiyaçları için ilgili olabilir.