Amadeus GDS kullanımı: rezervasyondan biletlemeye iş akışı

GDS ve Amadeus ne işe yarar?

Küresel dağıtım sistemi (GDS), havayollarının ve diğer seyahat sağlayıcılarının envanterini seyahat acentelerinin tek bir ekrandan sorgulayıp satabilmesini sağlayan altyapıdır. Amadeus bu sistemlerden biridir. Acente çalışanı, kurumsal seyahat birimi ya da havayolu satış ofisi çalışanı bu ekranda uçuşları arar, yer ayırır, yolcu kaydını oluşturur, fiyatlandırır ve bileti düzenler.

Sistemin çalışma biçimi bir web sitesinden farklıdır. Çoğu işlem fare ile tıklamak yerine kısa komutlarla yürütülür: her giriş belirli bir işlemi, her kısaltma belirli bir alanı temsil eder. İlk bakışta zor görünen bu yapı, mantığı kavrandığında işlemleri hızlandırır, çünkü aynı kalıp ile arama, satış, düzeltme ve biletleme tekrarlanabilir. Amadeus kullanımını öğrenmek, tek tek komut ezberlemekten çok, rezervasyonun sistemde nasıl bir kayıt olarak yaşadığını anlamaktır.

Rezervasyon kaydı (PNR) nedir ve nelerden oluşur?

Yolcu rezervasyon kaydı olan PNR, bir seyahatin sistemdeki dosyasıdır. Dosyada yolcu isimleri, uçuş bölümleri (segmentler), iletişim bilgisi, bileti düzenleme zamanına dair kayıt ve ödeme biçimi gibi bilgiler tutulur. Bir PNR kaydedilebilmesi için sistemin istediği zorunlu alanlar tamamlanmalıdır. Eksik bir alan kaydı engeller ya da sonradan sorun çıkarır.

Bunların yanında yolcuya ait özel hizmet talepleri (yemek tercihi, tekerlekli sandalye yardımı gibi), sadık yolcu numarası ve acente notları da kayda eklenebilir. PNR, aynı zamanda iş akışının merkezidir: kayıt üzerinde değişiklik yapılabilir, yolcular ayrılabilir, kayıt bölünebilir ya da başka bir sıraya aktarılabilir. Bu yüzden PNR yapısını iyi bilmek, sonraki her işlem için temel oluşturur.

Adım adım rezervasyon ve biletleme akışı

Tipik bir rezervasyon süreci şu aşamalardan geçer.

• Talebi netleştirmek: Gidiş ve dönüş tarihleri, yolcu sayısı ve tipi, kabin sınıfı, bagaj ve esneklik beklentisi yolcudan alınır. Eksik bilgi, sonradan değişikliğe neden olur.
• Uçuş arama ve uygunluk: Tarih ve güzergâh için uçuş listesi ve koltuk uygunluğu ekranı açılır. Uygunluk ekranı hangi sınıflarda yer olduğunu gösterir; satış kararı bu ekrana göre verilir.
• Segment satışı: Seçilen uçuş için ilgili sınıftan yer ayrılır. Aktarmalı güzergâhlarda bağlantı sürelerine dikkat edilir.
• Yolcu bilgilerini girmek: İsimler yolcunun seyahat belgesindeki yazımla birebir uyuşmalıdır. Küçük bir yazım farkı biletleme ya da uçuş günü sorun yaratabilir.
• Zorunlu alanları tamamlamak ve kaydetmek: İletişim, biletleme zamanı ve acente alanlarıyla PNR kaydedilir; kayıt numarası yolcuya iletilir.
• Özel hizmet ve koltuk: Talepler ve koltuk seçimleri havayolunun kuralları çerçevesinde eklenir.
• Fiyatlandırma: Yolcu tipine ve tarif kurallarına göre fiyat oluşturulur; sonuç, bilet öncesi ücret kaydı olan TST üzerinde saklanır. Gerekirse TST'de müdahale yapılır.
• Ödeme ve biletleme: Ödeme biçimi girildikten sonra bilet düzenlenir ve elektronik bilet numarası kayda yazılır.
• Biletleme sonrası takip: Uçuş saatindeki değişiklikler, kuyruk bildirimleri ve yolcunun taleplerine göre kaydı izlemeye devam edilir.

Örnek senaryo: kurumsal bir gidiş-dönüş yolculuğu

Örneğin bir şirket çalışanı için ofis ziyareti amacıyla gidiş-dönüş bilet gerektiğini düşünelim. Çalışan gidişte sabah, dönüşte akşam uçuşu ister ve değişiklik esnekliği önemlidir. Acente çalışanı uygunluk ekranından uygun uçuşları listeler, esneklik talebine göre tarifelerin kural farklarını kontrol eder ve çalışana seçenekleri sunar.

Seçim yapılınca segmentler satılır, çalışanın ismi seyahat belgesindeki yazımla girilir, şirketin istediği iletişim ve referans bilgileri kayda eklenir. Fiyat oluşturulur, tarife kuralları (değişiklik ve iade koşulları) yolcuya anlatılır ve onay alındıktan sonra bilet düzenlenir. Çalışan yolculuktan önce tarih değiştirmek isterse, PNR üzerinden değişiklik yapılır; tarife kuralı fark ödemesi gerektiriyorsa yeni fiyat oluşturulup bilet yeniden düzenlenir. Yolculuk iptal olursa tarifenin iade şartlarına göre iade ya da iptal işlemi yürütülür.

Başlangıçtan ileri düzeye öğrenme yolu

Başlangıç düzeyinde amaç ekran mantığını ve temel akışı oturtmaktır: komut yapısını tanımak, uçuş arama ve uygunluk ekranını okumak, yolcu bilgisini girip basit bir PNR oluşturmak. Bu aşamada hız değil doğruluk hedeflenir; hata yapıp düzeltmek öğrenmenin parçasıdır.

Orta düzeyde fiyatlandırma ve biletleme öğrenilir: yolcu tiplerine göre ücret girişleri, TST yönetimi, ödeme biçimleri ve bileti düzenleme. Bu aşamada tarife kurallarını okuyabilmek de önem kazanır, çünkü doğru fiyatı bulmak kadar yolcuya kuralı doğru aktarmak da işin parçasıdır.

İleri düzeyde ise değişiklik, bölme, iade, void ve kuyruk yönetimi gibi zor durumlar ele alınır; çok bölümlü ve çok yolculu rezervasyonlar, grup ve özel hizmet işlemleri çalışılır. Uygulamalı alıştırma bu beceride belirleyicidir: ekranda gerçek senaryolar çözmeden yalnızca anlatımla öğrenmek kalıcı olmaz.

Sık yapılan hatalar ve nasıl önlenir

Amadeus gibi komut tabanlı sistemlerde hatalar çoğunlukla küçük ama maliyetli olur.

• İsim uyumsuzluğu: Yolcunun adı belgedeki gibi girilmezse biletleme ya da uçuş günü sorun çıkar. Önlemek için kayıt öncesi belgeyle karşılaştırın.
• Zorunlu alanı eksik bırakmak: Kayıt tamamlanmaz ya da kuyrukta takılır. Her PNR'da standart bir kontrol listesi kullanın.
• Biletleme zamanını kaçırmak: Bilet zamanında düzenlenmezse havayolu yeri serbest bırakabilir. Zaman sınırını kayda doğru girin ve takip edin.
• Fiyat kaydını kontrol etmemek: Biletlemeden önce TST'deki tutarın, yolcu tipinin ve tarife koşullarının doğru olduğunu doğrulayın.
• Tarife kuralını yolcuya aktarmamak: Değişiklik ve iade koşullarını satış anında anlatmak, sonradan çıkacak anlaşmazlığı önler.
• Void ve iade işlemlerini koşulları bilmeden yapmak: Bu işlemlerin zaman ve kural pencereleri havayolu ve tarifeye göre değişir. Her işlemde güncel kurala bakın.
• Kuyruk bildirimlerini ihmal etmek: Uçuş saati değişikliği ya da iptal bildirimlerini zamanında işlemek yolcu mağduriyetini önler.

Amadeus kullanımını Mindset programında nerede çalışırsınız?

Amadeus GDS ile Rezervasyon ve Biletleme programı, seyahat acentelerinde, kurumsal seyahat birimlerinde ve havayolu satış ofislerinde rezervasyon ve biletleme yapacak kişilere yönelik olarak tanımlanmıştır. Program modül başlıkları, bu yazıdaki akışla örtüşür: Amadeus Ortamı ve Komut Mantığı, Uçuş Arama ve Uygunluk Ekranları, Segment Satışı ve Koltuk İşlemleri, PNR Oluşturma ve Zorunlu Alanlar, PNR Görüntüleme, Değişiklik ve Bölme, Özel Hizmet Talepleri ve Yolcu Bilgileri, Ücretlendirme ve Fiyat Ekranları, TST Yönetimi ve Fiyat Müdahaleleri, Biletleme, Ek Hizmet Belgeleri ve Ödeme, İade, Void, Kuyruk Yönetimi ve Diğer Segmentler.

Şirket içi seyahat masasını ya da acente operasyon ekibini yeni çalışanlarla büyüten kurumsal yapılar için modüller, bir çalışanın ilk günden bilet düzenleme ve iade sürecine kadar ilerleyeceği sıralı bir gelişim hattı sunar.