PR mı PO mu? Şirket İçi İhtiyaç Bildirimi ile Tedarikçiye Giden Sipariş

Aynı alımın iki farklı anı

Bir bakım mühendisi arızalı bir pompanın yedek parçasına ihtiyaç duyduğunda süreç bir talep ile başlar: mühendis ne istediğini, ne kadar ve ne zamana gerektiğini, hangi masraf merkezine yazılacağını sisteme girer. Bu belge satın alma talebidir. Henüz tedarikçi, kesin fiyat ya da ticari koşul yoktur; yalnız onaylanması gereken bir ihtiyaç vardır.

Talep onaylandıktan sonra satın alma devreye girer. Mevcut bir anlaşma varsa doğrudan, yoksa teklif toplayarak tedarikçiyi belirler ve satın alma siparişini açar. Sipariş tedarikçiye gider; ürün, miktar, birim fiyat, teslim yeri ve tarihi, ödeme koşulları bu belgede yazılıdır. Tedarikçi siparişi kabul ettiğinde iki taraf arasında bağlayıcı bir taahhüt oluşur.

Kısacası talep "neye ihtiyacımız var ve harcamaya izin var mı" sorusunu, sipariş "kimden, hangi koşulla alıyoruz" sorusunu cevaplar.

Ölçüt ölçüt talep ve sipariş

• Kim oluşturur: Talep: ihtiyaç sahibi birim ya da planlama sistemi. / Sipariş: satın alma birimi.
• Muhatap: Talep: şirket içi onaycılar ve satın alma. / Sipariş: tedarikçi.
• Bağlayıcılık: Talep: dışarıya karşı taahhüt doğurmaz. / Sipariş: tedarikçi kabul ettiğinde ticari taahhüt doğurur.
• İçerik: Talep: ihtiyaç tanımı, miktar, istenen tarih, masraf merkezi, varsa önerilen tedarikçi. / Sipariş: tedarikçi, birim fiyat, para birimi, teslim ve ödeme koşulları, sözleşme referansı.
• Bütçe etkisi: Talep: harcamanın planlandığını gösterir. / Sipariş: bütçeden ayrılmış kesin bir yükümlülük oluşturur.
• Sonraki adım: Talep: siparişe dönüşür ya da reddedilir. / Sipariş: mal kabul ve fatura ile kapanır.

Bu farkın pratik sonucu şudur: talep reddedilebilir, bekletilebilir ya da değiştirilebilir ve bunların hiçbiri tedarikçiyi ilgilendirmez. Siparişte yapılacak her değişiklik ise karşı tarafla yazılı olarak paylaşılmalı ve tedarikçinin yeni koşulu kabul ettiği kayıt altına alınmalıdır.

Talepten ödemeye zincirde iki belgenin yeri

Talep ve sipariş, talepten ödemeye (procure-to-pay) zincirin ilk iki önemli halkasıdır. Zincirin tamamı görüldüğünde neden iki ayrı belgeye ihtiyaç olduğu da anlaşılır: talep iç kontrolü, sipariş dış taahhüdü, mal kabul fiziksel gerçekleşmeyi, fatura ise ödeme yükümlülüğünü belgeler. Fatura ödenmeden önce sipariş, mal kabul ve fatura karşılaştırılır; buna üçlü eşleştirme denir.

Talep ile sipariş arasındaki geçiş, zincirin en çok bekleme yaşanan noktasıdır. Eksik tanımlanmış bir talep (ölçüsü yazılmamış bir parça, belirsiz bir hizmet kapsamı) satın almayı ihtiyaç sahibine geri dönmeye zorlar ve sipariş gecikir. İyi bir talep formu bu geri dönüşü önlemek için zorunlu alanlarla kurulur.

Her alımda talep gerekir mi?

Talep adımı her alımda aynı ağırlıkta olmak zorunda değildir. Şirketler alımın türüne göre farklı yollar tanımlar.

Planlama sistemi üretim için gereken malzemeyi hesaplıyorsa talep insan eliyle değil, sistem tarafından otomatik oluşur; satın alma bu talepleri toplu olarak siparişe dönüştürür. Ofis malzemesi gibi önceden anlaşılmış katalog ürünlerinde kullanıcı katalogdan seçim yapar, onaydan sonra sipariş kendiliğinden oluşur. Yeni bir hizmet, yatırım malı ya da ilk kez alınan bir kalemde ise ayrıntılı bir talep, teknik şartname ve çok adımlı onay gerekir. Acil durumlar için sipariş sonrası talep tamamlama gibi istisna yolları tanımlanabilir, ama bu yolların ne zaman kullanılabileceği politikada yazılı olmalı ve düzenli raporlanmalıdır.

Örnek: bir pompa yedek parçasının iki belgesi

Kurgusal bir gıda fabrikasında bakım mühendisi, dolum hattındaki pompanın salmastra setinin yıprandığını fark eder. Sisteme açtığı talepte parçanın tanımını ve pompa modelini, ihtiyaç duyulan adedi, en geç hangi gün gerektiğini ve bakım masraf merkezini yazar; geçmişte bu parçayı veren bir tedarikçiyi de öneri olarak not eder. Talep önce bakım müdürünün, tutar onun yetki sınırını aştığı için sonra fabrika müdürünün onayına gider.

Onaylı talep satın alma uzmanının ekranına düşer. Uzman, bu parça için yürürlükte bir anlaşma olmadığını görür, önerilen tedarikçi dahil birkaç firmadan teklif ister ve teslim süresi en uygun olanı seçer. Açtığı siparişte tedarikçinin adı, parçanın tedarikçideki kodu, birim fiyat, teslim yeri olarak fabrika deposu, teslim tarihi ve ödeme vadesi yer alır; siparişin hangi talebe dayandığı da kayıtlıdır.

Parça geldiğinde depo mal kabul kaydını açar. Fatura geldiğinde muhasebe sipariş, mal kabul ve faturayı karşılaştırır. Denetçi aylar sonra bu alıma baktığında, kimin neye ihtiyaç duyduğunu talepten, kimden hangi koşulla alındığını siparişten okur.

Sık karşılaşılan karışıklıklar

• Talebi tedarikçiye göndermek: talep iç belgedir, fiyat ve ticari koşul içermez. Tedarikçi talebe göre mal gönderirse uyuşmazlıkta dayanılacak bir sipariş olmaz.
• Siparişi talepsiz açmak: istisnaların kural haline gelmesi, onaysız harcamaya ve görev ayrılığı ihlaline kapı açar.
• Talepte tedarikçiyi dayatmak: ihtiyaç sahibinin tedarikçi önermesi faydalıdır, ama seçimi talep aşamasında kesinleştirmek satın almanın rekabet ve müzakere rolünü ortadan kaldırır.
• Değişikliği yalnız siparişte yapmak: miktar ya da kapsam değiştiğinde talep güncellenmezse bütçe raporu ile gerçek harcama arasında fark oluşur.

Bu hataların ortak sonucu, denetimde siparişin hangi onaya dayandığının gösterilememesidir.

Mindset programlarında talep ve sipariş

Satınalma Uzmanlığı Sertifika Programı, bütçe ve raporlama, endirekt satınalma ve e-tedarik ile sözleşme yönetimi başlıkları altında talep ile siparişin iç kontrol ve bütçe zincirindeki yerini ele alır. Satın alma sürecini kuran ya da denetleyen uzmanlar için uygundur.

SAP kullanan ekipler için SAP MM ile Satın Alma ve Stok Süreçleri programı satın alma talebi ve talep yönetimi, satın alma siparişi, mal hareketleri ve fatura kontrolünü ayrı modüllerde çalışır. Talebin kalitesini artırmak isteyen ekipler Satın Alma Talep Yönetimi ve Spesifikasyon Geliştirme programında şartname tekniklerine odaklanabilir.