DÜŞEYARA mı YATAYARA mı? Tablonun Yönüne Göre Doğru Arama İşlevi

Aynı mantık, iki farklı yön

DÜŞEYARA (İngilizce sürümde VLOOKUP) ve YATAYARA (HLOOKUP), bir tabloda bir değeri bulup ona karşılık gelen başka bir değeri getiren arama işlevleridir. Çalışma mantıkları aynıdır; tek temel fark aramanın yönüdür.

DÜŞEYARA, aranan değeri tablonun ilk sütununda yukarıdan aşağıya arar ve bulduğu satırda, belirttiğiniz sütundaki değeri döndürür. Ürün kodu sütunu solda, ürün adı ve fiyatı sağda duran bir liste bunun tipik örneğidir.

YATAYARA ise aranan değeri tablonun en üst satırında soldan sağa arar ve bulduğu sütunda, belirttiğiniz satırdaki değeri döndürür. Microsoft'un belgesi bu ayrımı açıkça yapar: karşılaştırma değerleri verinin üst satırındaysa YATAYARA, bulmak istediğiniz verinin solundaki bir sütundaysa DÜŞEYARA kullanılır.

Söz dizimi yan yana

Microsoft'un Türkçe destek sayfalarına göre iki işlevin söz dizimi neredeyse aynıdır:

• DÜŞEYARA(aranan_değer; tablo_dizisi; sütun_indis_sayısı; [aralık_bak])
• YATAYARA(aranan_değer; tablo_dizisi; satır_indis_sayısı; [aralık_bak])

Tek fark üçüncü bağımsız değişkendedir. DÜŞEYARA'da tablonun kaçıncı sütunundan değer alınacağını, YATAYARA'da kaçıncı satırından değer alınacağını belirtirsiniz. Sayım her iki işlevde de tablo dizisinin kendisinden başlar: aranan değerin bulunduğu ilk sütun ya da ilk satır birinci sıradır.

Dördüncü bağımsız değişken olan aralık_bak her ikisinde de aynı davranır. YANLIŞ yazılırsa yalnız tam eşleşme aranır. DOĞRU yazılırsa ya da hiç yazılmazsa yaklaşık eşleşme yapılır; bu durumda arama sütununun ya da satırının sıralı olması gerekir.

Aynı veri, iki düzen

Örneğin bir şirketin aylık satış hedefleri farklı düzenlerde tutuluyor olsun.

Birinci düzende her satır bir temsilciyi, sütunlar ise ayları gösterir: en solda temsilci adı, sağında ay ay hedefler. Bir temsilcinin belirli bir aydaki hedefini bulmak için DÜŞEYARA uygundur: temsilci adı ilk sütunda aranır, ilgili ayın sütun sırası indis olarak verilir.

İkinci düzende ise üst satırda aylar, altındaki satırlarda farklı göstergeler (hedef, gerçekleşen, sapma) yer alır. Bütçe ve finans raporlarında sık görülen bu yatay düzende belirli bir ayın gerçekleşen değerini bulmak için YATAYARA kullanılır: ay adı üst satırda aranır, gerçekleşen değerin bulunduğu satırın sırası indis olarak verilir.

Yani seçimi işlevin kendisi değil, tablonun nasıl kurulduğu belirler. Bir rapor başkasından devralındıysa formül yazmadan önce anahtarın hangi eksende durduğuna bakmak, yanlış işlevle uğraşarak geçecek zamanı kurtarır.

Temel farklar ve ortak sınırlar

Farklar sınırlıdır, ama ortak sınırlar iki işlevi de etkiler.

• Arama yönü: DÜŞEYARA: ilk sütunda, dikey. YATAYARA: ilk satırda, yatay.
• İndis türü: DÜŞEYARA: sütun indis sayısı. YATAYARA: satır indis sayısı.
• Tipik tablo: DÜŞEYARA: kayıt listeleri, ürün ve müşteri tabloları. YATAYARA: zaman ekseni yatay uzanan raporlar, oran ve kademe tabloları.
• Ortak sınır, konum: Aranan değer tablonun ilk sütununda ya da ilk satırında olmak zorundadır. DÜŞEYARA solundaki bir sütundan, YATAYARA üstündeki bir satırdan değer getiremez.
• Ortak sınır, sabit indis: İndis bir sayı olarak yazıldığından tabloya yeni sütun ya da satır eklendiğinde formül sessizce yanlış alana kayabilir.
• Ortak sınır, varsayılan eşleşme: Varsayılan yaklaşık eşleşmedir; dördüncü bağımsız değişkeni unutmak sıralı olmayan bir tabloda yanlış sonuç üretir.
• Hata davranışı: Microsoft'a göre YATAYARA'da satır indis sayısı birden küçükse #DEĞER!, tablodaki satır sayısından büyükse #BAŞV! hatası döner; DÜŞEYARA'da sütun indisi için aynı mantık geçerlidir. Değer bulunamazsa iki işlev de #YOK döndürür.

Geriye dönük uyumluluk da bir ölçüttür. DÜŞEYARA ve YATAYARA eski ve yeni Excel sürümlerinin tamamında aynı biçimde çalıştığı için farklı sürümler kullanan ekiplerle paylaşılan dosyalarda güvenli seçenektir.

Hangi durumda hangisi?

Karar için tablonun yönüne bakmak yeterlidir:

• Aradığınız anahtar (kod, ad, numara) bir sütun boyunca alt alta diziliyse DÜŞEYARA.
• Anahtar bir satır boyunca yan yana diziliyse, örneğin aylar, yıllar ya da kademe başlıkları üst satırdaysa YATAYARA.
• Tablo hem yatay hem dikey arama gerektiriyorsa, örneğin hem temsilciyi hem ayı bulmanız gerekiyorsa, satır ve sütunu ayrı ayrı bulan İNDİS ile KAÇINCI birleşimi daha uygundur.

Bir başka seçenek veriyi yeniden düzenlemektir. Yatay bir tabloyu analiz için dikey (uzun) biçime dönüştürmek, hem arama formüllerini sadeleştirir hem de pivot tablo ve filtreleme gibi araçları kullanılabilir kılar. Power Query, bu tür dönüşümleri tekrarlanabilir biçimde yapmanın yollarından biridir.

İki işlevde sık yapılan hatalar

Arama formüllerindeki hatalar genellikle tablonun yapısından kaynaklanır, işlevin kendisinden değil.

• Tablo dizisini sabitlememek: formül aşağıya ya da yana kopyalandığında tablo aralığı da kayar ve son satırlar ya da sütunlar aramanın dışında kalır. Aralığı mutlak başvuruyla sabitlemek ya da Excel tablosu kullanmak gerekir.
• Yanlış işlevi zorlamak: yatay bir tabloda DÜŞEYARA kullanmaya çalışmak, tabloyu elle çevirmeye ya da karmaşık geçici çözümlere yol açar.
• Birleştirilmiş başlık hücreleri: YATAYARA'nın aradığı üst satırda birleştirilmiş hücreler varsa aranan değer yalnız ilk hücrede durur ve eşleşme beklenmedik sonuç verir.
• Tekrarlanan anahtarlar: aynı kod ya da ay başlığı birden çok kez geçiyorsa iki işlev de yalnız ilk eşleşmeyi döndürür; diğerleri sessizce yok sayılır.

Yeni alternatif: ÇAPRAZARA

Microsoft'un destek sayfası, daha yeni Excel sürümlerinde ÇAPRAZARA (XLOOKUP) işlevini önerir. ÇAPRAZARA'da arama dizisi ve döndürülecek dizi ayrı ayrı seçilir; bu nedenle aranan değerin ilk sütunda ya da ilk satırda olması gerekmez ve indis sayısı yazılmaz. Microsoft'a göre ÇAPRAZARA hem DÜŞEYARA'nın hem de YATAYARA'nın yerine kullanılabilir ve varsayılan olarak tam eşleşme yapar.

Yine de DÜŞEYARA ve YATAYARA'yı bilmek gereklidir: eski çalışma kitaplarında yaygın olarak bulunurlar, ÇAPRAZARA'nın desteklenmediği sürümlerde tek seçenektirler ve birçok iş görüşmesi ile sınavda temel beceri olarak sorulurlar. Kullandığınız Excel sürümünün ÇAPRAZARA'yı destekleyip desteklemediğini Microsoft'un güncel destek sayfasından kontrol edin.

Mindset programlarında arama işlevleri

Excel Orta Düzey programı; ileri arama ve basit referans formülleri, koşullu fonksiyonlar ve çok katmanlı hesaplamalar ile veri temizleme ve düzenli veri yapısı modüllerini içerir. Arama işlevlerinin doğru çalışması için tablonun nasıl kurulması gerektiği de bu modüllerin konusudur.

Microsoft Excel ile Veri Analizi Eğitimi - İleri Excel (Uygulamalı) ise veri analizi ve ileri formüller, ileri seviye işlevler ve ileri tablo yönetimi modülleriyle arama formüllerini daha büyük analiz modellerinin içinde ele alır.