DMAIC ve PDCA: İki İyileştirme Döngüsünü Karşılaştırmak

Ortak zemin: bilimsel yöntemle iyileştirme

PDCA ve DMAIC aynı aileden gelir: ikisi de bir değişikliği varsayıma dayandırıp uygulamayı, sonucu ölçmeyi ve öğrenileni kalıcı hale getirmeyi öngörür. Fark, bu mantığın ne kadar hızlı, ne kadar ayrıntılı ve hangi tür problem için işletildiğindedir.

Lean Enterprise Institute PDCA'yı, bir süreçte değişiklik önermeye, değişikliği uygulamaya, sonuçları ölçmeye ve uygun aksiyonu almaya dayanan, bilimsel yönteme dayalı bir iyileştirme döngüsü olarak tanımlar. Döngü Deming Döngüsü ya da Deming Çarkı olarak da bilinir; kökeni Walter Shewhart'ın tekrarlayan iyileştirme döngüsüne uzanır. Bazı kaynaklarda Kontrol Et yerine İncele (Study) adımıyla PDSA olarak geçer.

DMAIC ise Tanımla (Define), Ölç (Measure), Analiz Et (Analyze), İyileştir (Improve) ve Kontrol Et (Control) adımlarından oluşan yapılandırılmış bir problem çözme yaklaşımıdır. Altı Sigma projelerinin standart yapısıdır ve hataları ortadan kaldırmayı, süreç varyasyonunu azaltmayı hedefler.

Adımlar yan yana

PDCA'nın dört adımı:

• Planla: süreç için hedefleri ve bu hedeflere ulaşmak için gereken değişiklikleri belirle
• Uygula: değişikliği hayata geçir
• Kontrol Et: sonuçları performans açısından değerlendir
• Önlem Al: sonuca göre değişikliği standartlaştır ve kalıcı kıl ya da döngüyü yeniden başlat

DMAIC'in beş adımı:

• Tanımla: ele alınacak problemi, projenin amacını ve hedeflerini netleştir
• Ölç: problemi ve etkisini anlamak için veri topla, başarıyı ölçecek göstergeleri ve sürecin mevcut performansını belirle
• Analiz Et: ölçüm verisiyle kök nedenleri bul; neden sonuç diyagramı ve istatistiksel analiz gibi araçlar kullan
• İyileştir: kök nedenlere yönelik çözümler geliştir, dene, uygun olanları seç ve uygula
• Kontrol Et: çözümleri izle, süreç kararlı kalsın diye kontrol mekanizmaları kur

Kabaca eşleştirildiğinde DMAIC'in Tanımla, Ölç ve Analiz Et adımları PDCA'nın Planla adımını genişletir. İyileştir adımı Uygula ve Kontrol Et'i, Kontrol Et adımı da Önlem Al'ı karşılar. DMAIC planlama aşamasını üç ayrı adıma bölerek kök nedenin veriyle kanıtlanmasını zorunlu kılar.

Temel farklar ölçüt ölçüt

• Ritim: PDCA / kısa ve tekrarlayan döngüler; aynı problem üzerinde ardışık birçok döngü dönülebilir. DMAIC / başı ve sonu tanımlı, genellikle haftalara ya da aylara yayılan bir proje.
• Problem türü: PDCA / nedeni tahmin edilebilen, küçük adımlarla denenebilecek iyileştirmeler. DMAIC / nedeni belirsiz, karmaşık ve tekrarlayan kalite problemleri.
• Veri ve analiz derinliği: PDCA / basit ölçümler, gözlem ve deneme sonucu. DMAIC / ölçüm sistemi analizi, temel performans verisi, istatistiksel kök neden analizi.
• Kim yürütür: PDCA / ekip lideri, vardiya sorumlusu ya da çalışanların kendisi. DMAIC / kuşak eğitimi almış bir proje lideri ve çok fonksiyonlu ekip.
• Belgeleme: PDCA / sık sık tek sayfalık bir problem çözme raporu ya da pano üzerinde takip. DMAIC / proje beratı, veri toplama planı, analiz çıktıları ve kontrol planı.
• Kültürdeki yeri: PDCA / sürekli iyileştirmenin, yani kaizenin temeli; günlük yönetimin parçası. DMAIC / seçilmiş öncelikli problemler için ayrılan proje kapasitesi.
• Son adımın anlamı: PDCA / standartlaştır ya da yeniden dene. DMAIC / kazanımı izleme ve kontrol planıyla koru, sahipliği süreç sahibine devret.

Hangi durumda hangisi?

Seçim yaparken sorulacak ilk soru şudur: problemin nedenini biliyor muyuz? Ekip kök nedeni makul ölçüde tahmin edebiliyor ve küçük bir deneyle doğrulayabiliyorsa PDCA yeterlidir. Neden tartışmalıysa, birden çok değişken iç içe geçmişse ve önceki denemeler kalıcı sonuç vermemişse DMAIC'in disiplini gerekir.

Kararı netleştirmek için üç soru daha sorun. Problem müşteriye ya da maliyete belirgin biçimde yansıyor mu? Güvenilir veri toplanabiliyor mu ya da önce ölçüm sistemi kurulması mı gerekiyor? Çözüm birden çok departmanın sürecine dokunuyor mu? Bu soruların yanıtı evet ise proje yapısı, sponsor ve çok fonksiyonlu ekip gerektiren DMAIC daha uygundur; hayır ise ekip kendi alanında PDCA ile ilerleyebilir.

• Montaj hattında bir istasyonda parça arama süresi uzun: malzeme yerleşimini değiştirip bir vardiya izlemek bir PDCA döngüsüdür.
• Bir ofis sürecinde onay formları eksik geliyor: form şablonunu sadeleştirip bir hafta sonra eksik oranına bakmak PDCA ile yapılır.
• Bir enjeksiyon kalıbında boyutsal hata ara ara artıyor ve hammadde, ısı, operatör gibi birden çok olası neden var: DMAIC projesiyle önce ölçüm sistemi doğrulanır, sonra değişkenlerin etkisi analiz edilir.
• Bir bankada kredi başvurusu sonuçlanma süresi şubeden şubeye çok değişiyor: varyasyonun kaynağını ayırmak için DMAIC uygundur.

İkisi rakip değildir. DMAIC'in İyileştir aşamasında çözümler sık sık küçük PDCA döngüleriyle denenir; Kontrol Et aşamasından sonra süreç sahibi kazanımı günlük PDCA döngüleriyle korur ve geliştirir.

Sık yapılan hatalar

• PDCA'yı tek seferlik bir plan olarak görmek: döngünün değeri tekrarındadır. Kontrol Et adımında hedefe ulaşılmadıysa yeni bir planla döngüye geri dönülür.
• Kontrol Et adımını atlamak: değişiklik uygulanır ama sonuç ölçülmezse öğrenme olmaz ve başarı varsayıma dayanır.
• Standartlaştırmamak: Lean Enterprise Institute'un tarifiyle, ölçülebilir kazanım elde edildiğinde yeni yöntem standart iş güncellenerek kalıcı hale getirilir. Bu yapılmazsa süreç eski haline döner.
• Her problemi DMAIC projesine çevirmek: basit bir düzenlemeyi aylarca süren bir projeye dönüştürmek ekibin motivasyonunu düşürür ve proje kapasitesini tüketir.
• DMAIC'te Tanımla aşamasını aceleye getirmek: kapsamı belirsiz bir problem, ölçüm ve analiz aşamalarında yanlış veriye emek harcanmasına yol açar.
• Çözümle başlamak: iki yöntemde de ekip çözümü baştan biliyormuş gibi davranırsa analiz adımları biçimsel bir formaliteye dönüşür.

Mindset programlarında nerede çalışılır?

PDCA Döngüsü ve Uygulama eğitimi PDCA temelleri ve kavramsal çerçeveyle başlar; plan aşamasında amaç ve strateji, uygulama ve yürütme, ölçme ve analiz, standartlaştırma ve yayma modülleriyle döngünün her adımını ayrı ele alır, sektöre özel uygulamalar ve PDCA kültürünü kurumsallaştırma ile tamamlanır.

DMAIC tarafında Yalın 6 Sigma Sarı Kuşak Sertifika Programı ve Yalın 6 Sigma Yeşil Kuşak Sertifika Programı tanımlama, ölçme, analiz, iyileştirme ve kontrol bölümleriyle doğrudan DMAIC adımlarını izler.