ChatGPT ile Microsoft Copilot karşılaştırması: ofis çalışanı için hangisi?

Ortak zemin: büyük dil modeliyle çalışan asistanlar

ChatGPT ve Microsoft Copilot, büyük dil modellerine dayanan ve doğal dille verilen talimatlarla metin yazan, özetleyen, analiz eden ve soruları yanıtlayan yapay zeka asistanlarıdır. İkisiyle de e-posta taslağı hazırlanabilir, uzun bir doküman özetlenebilir, bir tablo yorumlanabilir ya da bir sunumun iskeleti çıkarılabilir. İkisi de hatalı ya da uydurma bilgi üretebilir; bu yüzden çıktının kontrolü her iki araçta da kullanıcının sorumluluğundadır.

Ofis çalışanı açısından asıl fark, asistanın nerede durduğu ve hangi veriye erişebildiğidir. ChatGPT, OpenAI'nin geliştirdiği, kendi arayüzünde çalışan genel amaçlı bir asistandır; işinizle ilgili bilgiyi ona siz verirsiniz ya da kurumun bağladığı uygulamalardan okur. Microsoft Copilot ise Microsoft 365 uygulamalarının içine yerleşmiştir; lisansa bağlı olarak e-postalarınıza, dosyalarınıza, toplantılarınıza ve takviminize kurum içi yetkileriniz çerçevesinde erişebilir.

Microsoft Copilot'un katmanları: Copilot Chat ve Microsoft 365 Copilot

"Copilot" adı birden fazla deneyimi kapsadığı için karşılaştırmada hangi Copilot'un kastedildiği önemlidir. Microsoft'un dokümantasyonuna göre deneyimler veri dayanağı, entegrasyon derinliği ve lisansa göre ayrışır: • Copilot Chat: Uygun Microsoft 365 lisanslarına dahil olan temel sohbet deneyimidir. Yanıtlar ağırlıklı olarak web verisine dayanır; kurum içeriğini kullanmak için dosyayı yüklemeniz ya da Outlook ve Teams'te açık olan içerikle çalışmanız gerekir. • Microsoft 365 Copilot (ek lisans): Yanıtları web verisinin yanında Microsoft Graph üzerinden e-postalar, dosyalar, toplantılar, takvimler ve ekipler gibi kurum verisine de dayandırır. Bu veriyi dosya yüklemeden, otomatik olarak kullanır.

Uygulama içinde Copilot; Word'de taslak yazma, yeniden yazma ve özetleme, Excel'de veri analizi, formül ve görsel oluşturma, PowerPoint'te komuttan ya da mevcut içerikten sunum hazırlama, Outlook'ta e-posta taslağı ve yazışma özeti, Teams'te toplantı özeti ve aksiyon maddeleri çıkarma gibi işler yapar. Erişim, kullanıcının mevcut izinleriyle sınırlıdır; görme yetkiniz olmayan bir dosya yanıtlara girmez. Kurumsal Microsoft Entra hesabıyla giriş yapıldığında istem ve yanıtlar Microsoft'un kurumsal veri koruması kapsamında işlenir.

ChatGPT'nin iş hayatındaki yeri

ChatGPT web, masaüstü ve mobil uygulamalar üzerinden kullanılan genel amaçlı bir asistandır. Ofis işlerinde güçlü olduğu alanlar, belirli bir uygulamaya bağlı olmayan düşünme ve üretim işleridir: • Bir konuyu araştırma, seçenekleri karşılaştırma ve karar notu hazırlama • Yüklenen dosyaları (PDF, tablo, metin) okuyup özetleme ve analiz etme • Farklı tonlarda metin yazma, çeviri ve düzeltme • Kod, formül ya da makro yazma ve açıklama • Tekrarlayan işler için özel talimatlı asistanlar (GPT'ler) ve proje alanları oluşturma

Kurumsal kullanım için OpenAI, yönetici kontrolleri ve kurumsal uygulamalara bağlantı (connector) sunan iş planları sunar. Bu planlarda veri kullanımı ve saklama koşulları bireysel hesaplardan farklıdır. Kurum verisini ChatGPT'ye vermeden önce hangi planın kullanıldığı, verinin model eğitiminde kullanılıp kullanılmadığı ve şirketin yapay zeka kullanım politikası kontrol edilmelidir; güncel koşullar OpenAI'nin resmî sayfalarında yayımlanır.

Temel farklar ölçüt ölçüt

Çalıştığı yer: ChatGPT / kendi arayüzünde; işin bağlamı kullanıcı ya da bağlanan uygulamalar aracılığıyla verilir. Microsoft Copilot / Word, Excel, PowerPoint, Outlook ve Teams'in içinde, açık olan belgenin ya da yazışmanın yanında.

İş verisine erişim: ChatGPT / yüklenen dosyalar ve kurumun bağladığı uygulamalarla sınırlıdır. Microsoft 365 Copilot / lisansa bağlı olarak Microsoft Graph üzerinden e-posta, dosya, toplantı ve takvime kullanıcı izinleri çerçevesinde erişir.

Genel amaçlı kullanım: ChatGPT / araştırma, fikir geliştirme, uzun metin ve kod üretiminde esnektir, belirli bir yazılım ekosistemine bağlı değildir. Microsoft Copilot / gücü Microsoft 365 içindeki iş akışlarındadır; ekosistem dışındaki işlerde Copilot Chat genel bir asistan gibi kullanılır.

Yönetişim: ChatGPT / kurumsal planlarda yönetici kontrolleri vardır, ama kurumun mevcut Microsoft yetki ve etiketleme yapısıyla doğrudan bütünleşik değildir. Microsoft Copilot / mevcut Microsoft 365 izinlerini, hassasiyet etiketlerini ve yönetici kontrollerini kullanır.

Özelleştirme: ChatGPT / özel GPT'ler ve projelerle kişisel ya da ekip bazında asistan kurulabilir. Microsoft Copilot / ajanlar ve Copilot Studio ile kurum süreçlerine özel asistanlar geliştirilebilir.

Kullanıcı kitlesi: ChatGPT / kurumdan bağımsız, bireysel kullanımda da yaygın. Microsoft Copilot / kurumsal Microsoft 365 kullanıcıları için tasarlanmış bir iş aracı.

Aynı iş günü, iki asistan: örnek senaryo

Örneğin bir satın alma uzmanı, sabah bir tedarikçi toplantısına hazırlanıyor, öğleden sonra da yöneticisine bir değerlendirme raporu yazacak.

Microsoft 365 Copilot ile uzman, Outlook'ta tedarikçiyle son yazışmaların özetini ister; Copilot geçmiş e-postaları ve paylaşılan sözleşme dosyasını tarayarak açık konuları listeler. Toplantı Teams'te yapılır, Copilot toplantı özetini ve aksiyon maddelerini çıkarır. Öğleden sonra Word'de rapor taslağı istenirken toplantı notları ve Excel'deki teklif karşılaştırma tablosu referans gösterilir. Bu akışın gücü, bilginin zaten Microsoft 365 içinde durmasından gelir.

ChatGPT ile uzman, aynı gün yeni bir hammadde kategorisi için tedarikçi değerlendirme ölçütleri hazırlamak ister. Kategori hakkında araştırma yapar, ölçütleri tartışır, bir puanlama şablonu oluşturur ve kurum politikasının izin verdiği ölçüde anonimleştirilmiş teklif verilerini yükleyerek karşılaştırma yaptırır. Bu işin gücü, belirli bir uygulamaya bağlı olmayan düşünme ve yapılandırma desteğinden gelir.

İki senaryoda da çıktılar uzman tarafından kontrol edilir; özellikle rakam, tarih ve sözleşme maddeleri kaynağıyla karşılaştırılmadan paylaşılmaz.

Hangi durumda hangisi?

Microsoft Copilot daha uygun olabilir, eğer: • Kurum Microsoft 365 kullanıyor ve işin büyük bölümü Outlook, Teams, Word ve Excel içinde geçiyorsa • En çok zaman alan işler e-posta takibi, toplantı özeti ve dağınık dosyalardan bilgi toplamaksa • Kurum, yapay zeka kullanımını mevcut Microsoft izinleri ve güvenlik politikaları içinde tutmak istiyorsa

ChatGPT daha uygun olabilir, eğer: • İş, belirli bir ofis uygulamasına bağlı olmayan araştırma, içerik üretimi, analiz ya da kodlama ağırlıklıysa • Kurum Microsoft 365 dışında farklı araçlar kullanıyorsa • Ekip, özel talimatlı asistanlarla tekrar eden işler için kendi çalışma şablonlarını kurmak istiyorsa

Birlikte kullanım da mümkündür: kurum içi veriyle yapılan işler Copilot'ta, genel araştırma ve fikir geliştirme ChatGPT'de yürütülebilir. Bu durumda hangi verinin hangi araca girebileceği kurum politikasında açıkça yazılmalıdır. Karar öncesi, ekibin en sık yaptığı işler için iki aracı aynı istemlerle denemek en somut karşılaştırmayı sağlar.

Ofiste yapay zeka asistanı kullanırken sık yapılan hatalar

• Kişisel hesapla kurum verisi paylaşmak: Kurumun onayladığı plan ve hesap dışında müşteri, personel ya da finans verisi bir asistana yüklenmemelidir. Kişisel veriler söz konusuysa KVKK yükümlülükleri de göz önünde tutulmalıdır.
• Çıktıyı kontrol etmeden paylaşmak: İki asistan da akıcı ama hatalı içerik üretebilir. Rakam, tarih, isim ve alıntılar kaynağından doğrulanmalıdır.
• Belirsiz istem yazmak: "Bunu özetle" yerine amaç, hedef okur, uzunluk ve biçim belirtilen istemler çok daha kullanılır sonuç verir.
• Yetki dağınıklığını görmezden gelmek: Microsoft 365 Copilot kullanıcının erişebildiği her şeye erişebildiği için, gereğinden geniş paylaşılmış klasörler kurulum öncesinde temizlenmelidir.
• Aracı tek başına çözüm sanmak: Asistanın değeri, ekibin hangi işlerde ve hangi kurallarla kullanacağını tanımlamasıyla ortaya çıkar.

Mindset programlarında Copilot ve istem yazımı

Microsoft 365 Copilot'ta Prompt Temelleri Eğitimi; prompt kavramı ve kullanımı, etkili prompt yazma teknikleri, Microsoft 365 Copilot'ta uygulamalı prompt kullanımı, ileri düzey prompt stratejileri, otomatik raporlama ve dashboard oluşturma, iş süreçlerinde Copilot otomasyonu ile güvenlik, gizlilik ve yönetişim konularını işler. Excel tarafında derinleşmek isteyenler için Microsoft 365 Copilot ve Veri Analizi eğitimi, Copilot ile veri hazırlama ve temizleme, formüller, trend tespiti, görselleştirme ve raporlama modüllerinden oluşur.

Araçtan bağımsız istem yazma becerisi için Prompt Mühendisliği: Kurumsal Verimlilik Programı; büyük dil modellerinin nasıl çalıştığını, temel prompt yapısını, gelişmiş teknikleri ve departmana özel prompt uygulamalarını ele alır. Bu beceriler ChatGPT'de de aynı biçimde kullanılır.