Veri Akış Diyagramı Çizmek: Bir Sistemde Verinin Yolunu Göstermek

Veri akış diyagramı neyi gösterir?

Bir sistemi anlatmanın yollarından biri işlemlerin sırasını çizmektir; diğeri verinin yolunu çizmektir. Veri akış diyagramı (DFD) ikincisini yapar. Hangi veri sisteme girer, hangi süreç onu işler, nerede saklanır ve sistemden hangi biçimde çıkar sorularının yanıtı tek bir şekilde görünür.

Bu bakış özellikle gereksinim çalışmasında değerlidir. Analist, paydaşların birbirinden farklı anlatımlarını verinin akışı üzerinden birleştirir: müşteri siparişi nereden gelir, onayı kim verir, hangi kayıt güncellenir, hangi rapor kime gider. Veri akış diyagramı iş analizinde bilinen tekniklerden biridir ve hem iş hem de teknik ekiplerin okuyabildiği bir dildir.

Akış şemasıyla karıştırılmamalıdır. Akış şemasında oklar işlemlerin sırasını gösterir ve kararlar, döngüler yer alır. Veri akış diyagramında oklar yalnızca veriyi taşır; sıra ya da koşul belirtilmez. Bu çizimler farklı soruları yanıtlar ve birbirinin yerine geçmez.

Öğeler ve simgeleri

Veri akış diyagramı birkaç öğeden oluşur.

• Süreç: gelen veriyi dönüştüren ya da işleyen etkinlik. Adı fiil ve nesne içerir ("Sipariş al", "Fatura oluştur"). Yuvarlak ya da yuvarlatılmış dikdörtgenle çizilir.
• Veri deposu: verinin süreçler arasında beklediği yer. Adı bir isimdir ("Sipariş kayıtları"). Yanları açık dikdörtgen ya da iki paralel çizgi olarak çizilir.
• Dış varlık: sistemin dışında kalan, veri veren ya da alan taraf. Müşteri, ödeme kuruluşu ya da başka bir sistem olabilir. Dikdörtgenle çizilir.
• Veri akışı: öğeler arasında veriyi taşıyan oklu çizgi. Üzerine akan verinin adı yazılır ("Sipariş bilgisi").

Yaygın simge ailelerinden biri süreci daire, diğeri yuvarlatılmış dikdörtgen olarak gösterir. Hangisini seçtiğiniz önemli değildir, tüm diyagramda aynısını kullanmanız yeterlidir. Okların adı mutlaka veri adıdır; fiil değil.

Düzeyler: bağlamdan ayrıntıya

Veri akış diyagramları kademeli çizilir. En üstte bağlam diyagramı vardır: tüm sistem tek bir süreç olarak gösterilir, çevresinde dış varlıklar ve onlarla sistem arasındaki akışlar bulunur. Bu çizim sistemin sınırını belirler ve paydaşlarla ilk uzlaşmanın zeminidir.

Sonraki düzeyde bu tek süreç ana süreçlere bölünür ve veri depoları görünür olur. Ardından karmaşık bir ana süreç kendi alt süreçlerine açılır. Her açılımda bir üst sürecin giriş ve çıkış akışları alt diyagramda aynen bulunur; buna dengeleme denir. Alt diyagramda yeni bir dış girdi ya da çıktı ortaya çıkıyorsa ya üst düzey eksiktir ya da alt çizim yanlıştır.

Bir sürece daha fazla inmek için ölçüt, o sürecin tek bir cümleyle anlatılabilir hâle gelmesidir. Tek cümlede anlatılan süreç, daha fazla parçalanmaz.

Adım adım çizim: çevrim içi sipariş sistemi

Örnek olarak bir çevrim içi sipariş sistemini çizelim.

İlk adım sistemin sınırını belirlemektir. Dış varlıklar: Müşteri, Ödeme kuruluşu ve Depo. Bağlam diyagramında "Sipariş sistemi" adlı tek bir süreç çizin. Müşteriden sisteme "Sipariş bilgisi" akar, sistemden müşteriye "Sipariş onayı" gelir. Sistem ödeme kuruluşuna "Ödeme isteği" gönderir ve "Ödeme sonucu" alır. Depoya "Sevkiyat emri" gider.

Sonra sistemi ana süreçlere ayırın: "Siparişi al", "Ödemeyi işle" ve "Sevkiyatı hazırla". Veri depoları ekleyin: "Müşteri kayıtları", "Sipariş kayıtları", "Stok kayıtları". "Siparişi al" süreci müşteri kayıtlarını okur, sipariş bilgisini sipariş kayıtlarına yazar. "Ödemeyi işle" süreci ödeme kuruluşuyla konuşur ve sonucu sipariş kayıtlarına işler. "Sevkiyatı hazırla" süreci sipariş ve stok kayıtlarını okuyup depoya sevkiyat emri gönderir.

Son adım denetimdir. Her sürecin girdisi ve çıktısı var mı, her depo bir süreç aracılığıyla mı bağlanıyor, her ok adlandırılmış mı, alt diyagramın girdi ve çıktıları bağlam diyagramıyla tutarlı mı? Bu soruların yanıtı çizimi bitirir.

Sık hatalar

Veri akış diyagramındaki hataların çoğu birkaç kurala dayanır.

• Kara delik: yalnızca girdisi olan ama hiçbir çıktı üretmeyen süreç. Sisteme giren veri bir yerde kaybolmuştur.
• Mucize: girdisi olmadan çıktı üreten süreç. Verinin nereden geldiği çizimde yoktur.
• Dış varlık ile veri deposunun doğrudan bağlanması. Aralarında mutlaka bir süreç olmalıdır, çünkü veriyi okuyan ya da yazan bir işlem gerekir.
• Adsız ya da fiil adlı oklar. Akış veriyi taşır, işlemi değil.
• Veri akışı yerine akış şeması mantığının çizime sızması: "evet ise" ya da "hayır ise" gibi koşullar, döngüler.
• Dengesiz alt diyagramlar: bir üst sürecin akışlarının alt düzeyde bulunmaması.

Çizimi bitirdikten sonra bir paydaşın yazılı bir olayı diyagram üzerinde baştan sona izlemesini isteyin. Veri bir yerde kayboluyorsa ya da kaynağı yoksa, ilk bakışta fark edilmeyen kural ihlali burada ortaya çıkar.

Diyagramı belgelemek: veri sözlüğü ve süreç tanımı

Çizim tek başına eksik bir belgedir. Her veri akışının adı bir veri sözlüğü girdisine bağlanmalıdır: akış hangi alanlardan oluşur, hangi biçimde taşınır, hangi tarafın sorumluluğundadır. "Sipariş bilgisi" akışı müşteri kimliği, ürün listesi ve teslimat adresi gibi alanları içerebilir; bunlar yazılmadığında analist ile geliştirici aynı akıştan farklı veriyi anlar.

Son düzeydeki her süreç için kısa bir süreç tanımı yazılır. Bu tanım sürecin girdiyi çıktıya nasıl dönüştürdüğünü birkaç cümleyle ya da bir karar tablosuyla anlatır. Böylece diyagram yapıyı, sözlük içeriği, süreç tanımı da mantığı taşır.

Bu belgeler birlikte tutulduğunda değişiklik yönetimi kolaylaşır: yeni bir alan eklenecekse hangi akışın, hangi deponun ve hangi sürecin etkilendiği belgelerden yanıtlanabilir.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

İş Analizi Uzmanlığı Sertifika Programı, gereksinim analizi ve tasarım tanımı ile BABOK teknikleri başlıklarında gereksinim modelleme çalışmasını ele alır. Sistem Analistliği Sertifika Programı veri modelleme ve veri yönetimi ile entegrasyon ve API analizi başlıklarını kapsar. Verinin sistemler arasında nasıl aktığını belgelemek zorunda olan iş ve sistem analistleri için temel bir tekniktir.