Satın alma tasarrufunu ölçmek: taban fiyattan finansın onayladığı rapora

Cost saving ve cost avoidance: neyi saymak, neyi ayrı tutmak

Tasarruf raporlarında en büyük karışıklık iki kavramın aynı sütunda toplanmasından çıkar. Cost saving, bir kalemde önceki fiyata göre ödenen birim fiyatın gerçekten düşmesidir; bu para bütçeden çıkar ve finansın kayıtlarında izlenebilir. Cost avoidance ise tedarikçinin istediği zammın müzakereyle engellenmesi ya da alternatif kaynakla artışın önlenmesi gibi, hiç ödenmeyen bir maliyettir. Gerçek, ama bütçede görünmez.

İkisi de değerlidir ve aynı raporda yer alabilir; ancak ayrı satırlarda, ayrı toplamlarla. Kaçınılan maliyeti tasarrufla toplayıp finansa sunmak, bütçe hedefini tutturamayan ekibe 'tasarruf yaptık' demek gibi okunur ve ilk denetimde rapora duyulan güveni götürür.

Bu ayrımı kural olarak yazın: hangi durum saving, hangisi avoidance sayılır, hangisi hiç sayılmaz. Örneğin yeni bir kalem için ilk kez alınan fiyat, karşılaştırılacak önceki fiyat olmadığı için tasarruf sayılmaz.

Taban fiyatı seçmek: sonucu en çok o belirler

Aynı müzakere, taban fiyata göre çok farklı büyüklükte görünür. Birkaç yaygın seçenek vardır: son ödenen fiyat, bir önceki dönemin ağırlıklı ortalaması, bütçede kullanılan standart fiyat ya da pazar teklifleri arasındaki en yüksek fiyat. En yüksek teklifi taban almak en kolay şişirilen yöntemdir; denetime en dayanıklı olanı genellikle son ödenen fiyattır, çünkü kayıtlarda doğrulanabilir.

Bir kuralı seçip tüm kalemlerde aynı uygulayın. Kalem bazında taban değiştirmek, tasarruf raporunu savunulamaz hale getirir. Kuralı finansla birlikte kararlaştırın ve yazılı bırakın.

Piyasa fiyatı kaynaklı düşüşü ayırmak da gerekir. Hammaddenin endeksi indiği için fiyat düştüyse, bu satın almanın müzakere kazancı değildir. Endekse bağlı kalemlerde tasarrufu, endeks hareketinden arındırılmış fark üzerinden hesaplayın ya da bu kalemleri tasarruf kapsamı dışında bırakıp ayrıca izleyin.

Hacim etkisi: fiyat farkını miktarla çarpmak

Birim fiyat farkı tek başına tasarruf değildir; tasarruf, bu fark ile gerçekten alınan miktarın çarpımıdır. Bu yüzden iki hata yaygındır. Birincisi tahmini miktarı kullanmak: yıllık sözleşmede planlanan miktar alınmadıysa gerçekleşen tasarruf plandan küçüktür. İkincisi sözleşmeyi imzaladığı anda yıllık tasarrufu tek seferde yazmak: kazanç ancak alım yapıldıkça gerçekleşir.

Pratik çözüm iki kayıt tutmaktır. Sözleşme imzalandığında beklenen tasarruf 'planlanan' olarak kaydedilir; her dönem sonunda fiili alım miktarıyla yeniden hesaplanan kısım 'gerçekleşen' olarak raporlanır. Sunumlarda yalnız gerçekleşen kısım toplam başarıya yazılır, planlanan ise gelecek dönem öngörüsü olarak gösterilir.

Miktar etkisini ayrıca görmek isterseniz toplam farkı fiyat etkisi ve hacim etkisi olarak ikiye bölün; ekibin müzakere başarısı ile talebin kendiliğinden artması böylece karışmaz.

Tasarruf takibini kurmanın adımları

Düzenli bir takip için şu sırayı izleyin:

• Tanımları yazın: saving, avoidance ve sayılmayanlar için kurallar.
• Taban fiyat kuralını finansla uzlaşın ve kalem bazında taban değerini kaydedin.
• Her proje ya da müzakere için bir tasarruf kaydı açın: kalem, tedarikçi, taban, yeni fiyat, miktar, sahip.
• Sözleşme imzalandığında planlanan, dönem kapanışlarında gerçekleşen tasarrufu güncelleyin.
• Finansla dönemsel mutabakat yapın; farklar gerekçesiyle kayda geçsin.
• Raporu saving ve avoidance ayrı satırlarda, bütçeye etkisiyle birlikte sunun.

Kayıt tek bir tabloda ya da ERP raporunda tutulabilir; önemli olan her satırın kimde, hangi kaynağa dayandığının görünür olmasıdır.

Raporu nasıl sunmalısınız

İyi bir tasarruf raporu tek sayfada üç soruyu yanıtlar: ne kadar gerçekleşti, ne kadarı bütçeye yansıdı, ne kadarı gelecek dönemde bekleniyor. Üst yönetim için saving, avoidance ve planlanan tasarruf ayrı bloklarda görünür; kalem ve kategori kırılımı ek sayfada verilir.

Rakamların yanına kısa bir gerekçe ekleyin: tasarrufun kaynağı alternatif tedarikçi mi, şartname değişikliği mi, hacim toplulaştırması mı, yoksa müzakere mi? Kaynağa göre bakınca ekip hangi yöntemin gerçekten iş gördüğünü anlar ve bir sonraki döneme bunu taşır.

Bütçeyle ilişkiyi mutlaka kurun. Tasarruf raporu pozitif ama bütçe sapması olumsuzsa, nedenin miktar artışı mı yoksa tasarruf dışı kalemler mi olduğunu açıklamak raporun inandırıcılığını korur. Bütçe tarafındaki fiyat varyansı yöntemi ayrı bir konudur; tasarruf raporu onun yerine geçmez, onu tamamlar.

Sık yapılan hatalar

Kaçınılan maliyeti tasarrufla toplamak, en çok güven kaybettiren hatadır. Ona yakın olanı, her yıl aynı tedarikçiden aynı kalem için tasarruf yazmaktır: ikinci yıl taban fiyat, ilk yılın indirimli fiyatıdır; yeni tasarruf ancak bu fiyatın da altına inildiğinde vardır.

Bir diğer hata alt kategorileri çakıştırmaktır: aynı müzakere hem tedarikçi konsolidasyonu hem de fiyat müzakeresi başlığında iki kez sayılabilir. Her kayda tek sahip ve tek kategori vermek bunu önler.

Son olarak tasarrufu, kaliteyi ve toplam sahip olma maliyetini dikkate almadan hesaplamak sorun yaratır. Ucuz fiyat için belirlenen daha düşük kalite sonradan ret ve yeniden işçilik olarak geri döner. Rapora yalnız şartname kalitesi korunmuş kalemleri alın.

Örnek: bir ambalaj kaleminde tasarruf kaydı

Bir üretici, koli alımında tedarikçiyle yeni sözleşme görüştü. Kayıt şöyle kurulur: taban fiyat son ödenen birim fiyattır. Yeni sözleşmede birim fiyat düşmüştür; bu fark gerçekleşen alım miktarıyla çarpılınca dönemin gerçekleşen tasarrufu bulunur. Aynı müzakerede tedarikçinin istediği zam kabul edilmemiştir; bu ayrı bir satırda kaçınılan maliyet olarak yazılır ve toplamlara karıştırılmaz.

Dönem ortasında üretim planı değişir ve alınan koli miktarı beklenenin altında kalır. Planlanan tasarruf kaydı yerinde durur, ama gerçekleşen kısım fiili alıma göre düşer. Ay sonu mutabakatında finans, faturalardaki birim fiyatı kayıtla karşılaştırır ve fark yoksa tutarı onaylar.

Yıl sonunda rapora kalemin parçaları girer: gerçekleşen tasarruf, kaçınılan maliyet ve sonraki dönem için beklenen etki. Böylece hem ekibin müzakere katkısı hem de miktar dalgalanmasının payı ayrı okunur.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede geliştirirsiniz

Bu beceri, hem bütçe ve raporlama hem de fiyat yönetimi alanında çalışan satın alma uzmanlarının işine doğrudan girer; Satınalma Uzmanlığı Sertifika Programı bu iki alanı müfredatında ayrı başlıklar olarak ele alır.