Power BI çalışma alanı kurulumu, roller ve erişim düzeni

Çalışma alanı nedir ve neden önemlidir?

Power BI Service'te çalışma alanı (workspace), birlikte çalışan kişilerin pano, rapor, sayfalandırılmış rapor ve anlamsal modelleri bir arada tuttuğu kapsayıcıdır. Yayımlanan her rapor bir çalışma alanına gider; içeriğe kimin eriştiği, kimin düzenleyebildiği ve içeriğin kime dağıtıldığı çalışma alanı üzerinden yönetilir.

Her kullanıcının kişisel bir alanı vardır (Çalışma Alanım), ancak bu alan ekip çalışması için tasarlanmamıştır. Birden fazla kişinin geliştirdiği ya da kuruluşa dağıtılacak içerik ortak bir çalışma alanında durmalıdır. Aksi halde rapor tek kişinin hesabına bağımlı kalır; o kişi ayrıldığında ya da rolü değiştiğinde içerik erişilemez hale gelir.

Çalışma alanı tasarımı, rapor sayısı arttıkça önem kazanır. Satış, finans ve operasyon gibi alanlar için ayrı çalışma alanları kurmak; geliştirme ve canlı içeriği birbirinden ayırmak; erişimi gruplarla yönetmek, kuruluşun Power BI düzenini sade tutar.

Adım adım: çalışma alanı oluşturma

Çalışma alanları Power BI Desktop'ta değil, tarayıcıdaki Power BI Service'te oluşturulur. Desktop yalnızca erişiminiz olan mevcut bir çalışma alanına yayımlama yapar.

Sol gezinti bölmesinden Çalışma Alanları (Workspaces) seçilir ve Yeni çalışma alanı (New workspace) komutu kullanılır. Gezinti etiketleri tenant güncellemelerine göre biraz farklı görünebilir.

Çalışma alanına kiracı genelinde benzersiz bir ad verilir. Uygulama oluşturulduğunda varsayılan olarak aynı ad ve simge kullanılır. İsteğe bağlı ayarlar şunlardır:

• Çalışma alanı görseli.
• Çalışma alanı OneDrive: Bir Microsoft 365 grubunun SharePoint belge kitaplığını çalışma alanı kullanıcılarına açar. Grup Power BI dışında oluşturulur ve ayarda yalnızca grubun adı yazılır.
• İletişim listesi (Contact list): Çalışma alanındaki sorunlarda bilgilendirilecek kişiler. Varsayılan olarak çalışma alanı yöneticileridir; liste kullanıcı arayüzünde de görünür, böylece kullanıcılar kime başvuracağını bilir.
• Katkıda bulunanların uygulamayı güncellemesine izin ver.
• Premium kapasiteye atama.

Kaydet'i seçince çalışma alanı oluşur ve açılır. Oluşturma seçeneği görünmüyorsa ücretsiz lisans, kiracı yöneticisinin getirdiği bir kısıtlama ya da Desktop içinde olmak gibi nedenler olabilir; lisansınızı ve izin durumunu kontrol edin.

Roller: kim ne yapabilir?

Çalışma alanına erişim, kişilere ya da gruplara atanan rollerle yönetilir. Roller şunlardır: Yönetici (Admin), Üye (Member), Katkıda bulunan (Contributor) ve Görüntüleyici (Viewer). Microsoft'un rol belgesine göre özet şöyledir:

• Yönetici: Çalışma alanını güncelleyip silebilir, rollere kullanıcı ekleyip çıkarabilir; diğer tüm yetkilere de sahiptir.
• Üye: Daha düşük yetkili kullanıcılar ekleyebilir, uygulamayı yayımlayabilir, güncelleyebilir ve izinlerini değiştirebilir; içerik oluşturup düzenleyebilir. Üyeler mevcut kullanıcıların rolünü değiştiremez.
• Katkıda bulunan: Çalışma alanında içerik oluşturabilir, düzenleyebilir ve silebilir, ağ geçidi üzerinden yenileme zamanlayabilir. Uygulamayı yalnızca yönetici izin verdiyse güncelleyebilir; yeni uygulama yayımlayamaz.
• Görüntüleyici: İçeriği görür ve etkileşime girer; içerik düzenleyemez.

Bir kişi birden fazla gruptaysa, atanmış rollerin en yüksek yetkisini alır. Görüntüleyici rolü, satır düzeyi güvenliğin (RLS) uygulandığı kullanıcılar için de uygundur. Güvenlik gerektiren okuyuculara doğrudan çalışma alanı erişimi vermek yerine uygulama yayımlamak da seçenektir.

Rolleri tek tek kişilere değil güvenlik gruplarına, dağıtım listelerine ya da Microsoft 365 gruplarına atamak yönetimi kolaylaştırır; kişi gruba eklenip çıkarıldığında çalışma alanı rolleri elle düzenlenmez.

Raporu çalışma alanı üzerinden paylaşmanın yolları

Çalışma alanındaki bir raporu başkalarına açmanın yaygın yolları vardır ve kitleye göre seçilir.

Çalışma alanına rol vererek: Birlikte geliştirenler için doğrudur. Okuyucular için genellikle gereğinden fazla yetki demektir; yalnızca okuyacak kişiler için Görüntüleyici rolü yeterlidir.

Raporu doğrudan paylaşarak: Rapora bağlantı ya da doğrudan erişimle belirli kişileri eklersiniz. Küçük ve geçici paylaşımlarda pratiktir; paylaşılan kişiler çalışma alanının tamamını görmez.

Uygulama yayımlayarak: Çalışma alanındaki raporların ve panoların seçilen kısmı, tanımlanmış kitleye uygulama olarak sunulur. Çalışma alanı geliştirme ortamı, uygulama ise kullanıcıya sunulan düzenli sürüm gibi davranır. Geniş kitle için en yönetilebilir yol budur.

Paylaşırken şunu unutmamak gerekir: Microsoft'un belgesine göre paylaşma ya da uygulama yayımlama, RLS ile sınırlanmadıkça anlamsal modelin tamamına erişim vermek anlamına gelir. Rapor sayfalarını ya da sütunları gizlemek veri güvenliği değildir.

Lisans açısından, çalışma alanındaki kullanıcıların çoğu yetkisi için Power BI Pro ya da Premium per user lisansı gerekir; çalışma alanı Premium kapasitedeyse Görüntüleyici rolündeki kullanıcılar Pro lisansı olmadan içeriği görebilir. Güncel lisans koşullarını yönetici ile teyit edin.

Örnek senaryo: satış ekibi için çalışma alanı düzeni

Örneğin bir şirketin satış analitiği ekibi, geliştirme ve canlı kullanım için ayrı çalışma alanları kurmaya karar versin. Geliştirme çalışma alanında analistler Katkıda bulunan, ekip lideri Üye, BT sorumlusu Yönetici olarak yer alır. Raporlar burada hazırlanır ve test edilir.

Canlı çalışma alanındaki içerik, hazır olduğunda satış yöneticilerine ve bölge ekiplerine uygulama olarak yayımlanır. Bölge yöneticileri bir güvenlik grubuna alınır, grup uygulamanın kitlesine eklenir ve modelde bölge bazlı RLS tanımlıdır. İletişim listesinde analist ekibinin ortak e-posta grubu bulunur, böylece kullanıcılar sorun yaşadığında doğru kişiye ulaşır.

Çalışma alanı sahipliği tek bir kişiye bağlanmaz: birden fazla yönetici bulunması (kişi ayrılsa bile içeriğin sahipsiz kalmaması için) iyi bir uygulamadır; erişim gruplar üzerinden yönetilir.

Sık yapılan hatalar

• Ekip içeriğini kişisel çalışma alanında tutmak.
• Okuyuculara Üye ya da Katkıda bulunan rolü vermek; yanlışlıkla düzenleme ve silme riskini artırır.
• Tek kişiyi yönetici yapmak ve o kişi ayrıldığında içeriğin kilitlenmesine yol açmak.
• Kişileri tek tek eklemek ve grup kullanmamak; rol değişiklikleri izlenemez hale gelir.
• Devre dışı bırakılmış bir kullanıcının erişim kayıtlarının sürdüğünü bilmemek: Microsoft'a göre Microsoft Entra ID'de bir kullanıcıyı devre dışı bırakmak çalışma alanı erişim kayıtlarını silmez, kayıtlar kullanıcı kalıcı olarak silinene kadar durur.
• Çalışma alanını silmek: Silme işlemi pano, rapor, anlamsal model ve dataflow dahil tüm içeriği kalıcı olarak kaldırır ve geri alınamaz; yalnızca yönetici yapabilir.
• Paylaşırken RLS'yi atlamak.

Çalışma alanı yönetimini Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Mindset kataloğundaki Power BI ile Veri Görselleştirme eğitiminin Power BI Service ve Paylaşım ile Gerçek Senaryo Uygulaması modül başlıkları, yayınlama ve paylaşım tarafını kapsar. Power BI Veri Modelleme eğitiminin Power BI Premium ve Kurumsal Dağıtım başlığı ise kurumsal ölçekte dağıtım düzenini işler. Eğitimler, rapor üreten analistler, çalışma alanlarını yöneten BT ve veri ekipleri ve raporları birimine dağıtacak yöneticiler için uygundur.