- Risk tabanlı düşünce neyi ifade eder?
- Kurumsal risk yönetiminden ve proje riskinden farkı
- Riskleri ve fırsatları belirlemek
- Olasılık ve etkiye göre değerlendirmek
- Önlem planı ve süreçlere entegrasyon
- İzleme, güncelleme ve sık yapılan hatalar
- Risk ve fırsat becerisini Mindset programlarında nerede çalışırsınız?
- Sık sorulan sorular
ISO 9001 risk ve fırsat değerlendirmesi: risk tabanlı düşünceyi uygulama
Kalite yönetim sisteminde risk ve fırsatları nasıl belirleyeceğinizi, olasılık ve etkiye göre öncelik vereceğinizi, önlemleri süreçlere bağlayacağınızı ve sonuçları izleyeceğinizi öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- Risk tabanlı düşünce, kalite sisteminin hedeflerine ulaşmasını etkileyebilecek belirsizlikleri önceden ele almaktır. Sorun çıktıktan sonra düzeltmek yerine çıkmadan önce önlem planlanır.
- Risk yalnız tehdit değil; fırsat da değerlendirilir. Bir değişiklik hem kayıp riski hem de iyileşme imkânı taşıyabilir; ikisine de bakılır.
- Değerlendirme olasılık ve etki ekseninde yapılır. Yüksek olasılıklı ve yüksek etkili riskler önce ele alınır; düşük düzeyliler izlenir veya kabul edilir.
- Risk ve fırsat süreçlere bağlanır, ayrı bir dosyada kalmaz. Her önlem bir eyleme, sorumluya ve izleme yöntemine dönüşmelidir.
- Ölçek kuruluşa uygun olmalıdır. Küçük bir işletmede sade bir tablo yeterlidir; karmaşık bir yöntem uygulanmadıkça değer katmaz.
Risk tabanlı düşünce neyi ifade eder?
Risk tabanlı düşünce, kalite sisteminin amaçlanan sonuçlara ulaşmasını etkileyebilecek belirsizlikleri önceden görmek ve bunlara göre önlem almaktır. ISO 9001 çerçevesinde risk ayrı bir yönetim sistemi gibi değil, kalite sisteminin her aşamasına yayılmış bir düşünme biçimi olarak ele alınır. Standardın risklerle ilgili gerekliliklerinin birebir metni için standardın kendisine başvurmak gerekir.
Bu yaklaşımın sonucu pratiktir: tedarikçi gecikmesi, kilit personelin ayrılması, makine arızası, müşteri şartlarının değişmesi gibi olaylar olmadan önce düşünülür ve gerekli önlem planlanır. Aynı şekilde yeni bir pazar, yeni bir teknoloji ya da süreç iyileştirmesi gibi fırsatlar da değerlendirilir.
Risk tabanlı düşünce, her süreç için ayrıntılı bir risk çalışması yapmayı değil, riskleri kalite sisteminin planlama, işletme ve iyileştirme aşamalarına bağlamayı hedefler. Bunun için belirli bir yöntemin kullanılması zorunlu değildir; kuruluş kendi ölçeğine uygun bir yaklaşım seçer.
Kurumsal risk yönetiminden ve proje riskinden farkı
Kurumsal risk yönetimi, kuruluşun stratejik, mali, operasyonel ve uyum riskleri üzerine kurulu geniş bir disiplindir; üst yönetimin risk iştahını, risk komitesini ve kurumsal bir çerçeveyi içerir. Proje risk yönetimi ise belirli bir projenin hedeflerine, bütçesine ve takvimine odaklanır.
ISO 9001 bağlamındaki risk ve fırsat değerlendirmesi daha dar bir alanı hedefler: kalite yönetim sisteminin sonuçlarını, yani ürün ve hizmetin uygunluğunu ve müşteri memnuniyetini etkileyebilecek belirsizlikler. Konu, sistemin süreçleri, kuruluşun bağlamı ve ilgili tarafların beklentileriyle sınırlıdır.
Bu ayrım, çalışmanın kapsamını belirler. Kalite sistemi için yapılan değerlendirme, kurumsal risk kaydındaki tüm riskleri kopyalamaz; yalnız kalite sistemine etkisi olanları alır. İkisi arasında ilişki kurulabilir: kurumsal düzeydeki bir tedarik zinciri riski, satın alma sürecinin kalite riski olarak ayrıntılandırılabilir.
Riskleri ve fırsatları belirlemek
Belirleme çalışmasının başlangıç noktası kuruluşun bağlamıdır: iç ve dış etkenler, ilgili tarafların beklentileri ve kalite sisteminin kapsamı. Süreç haritasındaki her süreç için şu sorular sorulur: Bu sürecin amaçlanan sonucuna ulaşmasını ne engelleyebilir? Bu süreci iyileştirmek için hangi fırsatlar var?
Kaynak olarak şunlar kullanılır: • Süreç performans göstergeleri ve geçmiş sapmalar • Müşteri şikâyetleri, iade ve uygunsuzluk kayıtları • İç tetkik ve dış denetim bulguları • Tedarikçi performansı • Mevzuat, teknoloji ya da pazar değişiklikleri • Çalışan ve süreç sahibi görüşleri
En yararlı yöntem, süreç sahipleriyle yapılan atölyelerdir; sürecin içinde çalışanlar riskleri en iyi bilir. Beyin fırtınası sonrası bulgular gruplanır, tekrar edenler birleştirilir ve her risk net bir cümleyle yazılır: neden, olay, sonuç biçiminde. "Kritik makine arızalanırsa üretim durur, teslimat gecikir" gibi.
Fırsatlar için de aynı düzen izlenir: bir otomasyon yatırımı, yeni bir tedarikçi, süreç sadeleştirmesi ya da eğitim, hangi hedefe katkı sağlar?
Olasılık ve etkiye göre değerlendirmek
Belirlenen riskler önceliklendirilir. En yaygın yöntem, olasılık ve etkiyi birlikte düşünen bir matristir. Her risk için gerçekleşme ihtimali ve gerçekleşirse sonucun ciddiyeti değerlendirilir. Ölçekler kuruluşa göre düşük, orta, yüksek gibi sade tanımlanır; ölçeğin her düzeyi kısa bir örnekle açıklanır ki farklı kişiler benzer puan versin.
Matristeki dört bölge farklı bir yaklaşım gerektirir. Olasılığı ve etkisi yüksek riskler öncelikli eylem ister: önlem planı, sorumlu ve termin belirlenir. Olasılığı düşük ama etkisi yüksek riskler için önleme yetmez; acil durum ya da süreklilik planı hazırlanır. Olasılığı yüksek ama etkisi düşük riskler sık ortaya çıktığı için rutin kontrole ve süreç iyileştirmesine bağlanır. Olasılığı ve etkisi düşük riskler izlenir veya bilinçli olarak kabul edilir.
Fırsatlar da benzer biçimde yarar ve gerçekleştirilebilirlik açısından sıralanır. Hepsi hayata geçirilmez; kuruluşun kapasitesi ve önceliği belirler.
Olasılık ve etki, riske verilecek yanıtı belirler
Risk önceliklendirme matrisi
Önlem planı ve süreçlere entegrasyon
Değerlendirmenin sonucu bir önlem planıdır. Her öncelikli risk ya da fırsat için şu bilgiler yazılır: alınacak eylem, sorumlu, termin, gerekli kaynak ve önlemin etkinliğinin nasıl değerlendirileceği. Önlem, riski ortadan kaldırmak, olasılığını ya da etkisini azaltmak, başka bir tarafa aktarmak ya da bilinçli kabul etmek biçiminde olabilir.
Önemli olan, önlemin ayrı bir dosyada kalmayıp süreçlerin içine girmesidir. Tedarikçi gecikme riski için yedek bir tedarikçi tanımlamak satın alma prosedürüne, kritik makine arızası riski için önleyici bakım planını bakım takvimine, kilit personel riski için çapraz eğitimi eğitim planına yazmak gibi. Böylece önlem, günlük çalışmanın parçası olur.
Örnek bir risk ve fırsat tablosu şu sütunlardan oluşur: süreç, risk veya fırsat tanımı, olası etki, olasılık ve etki düzeyi, önlem, sorumlu, termin, izleme göstergesi ve etkinlik değerlendirmesi. Bu tablo her süreç için sade tutulur. Tablonun uzunluğu değil, içindeki risklerin gerçekliği ve önlemlerin uygulanması değerlidir.
Kalite hedefleri ile risk değerlendirmesi birbirini besler: hedefe ulaşmayı engelleyen riskler önlem planına, önlemler ise hedef göstergelerine yansır.
İzleme, güncelleme ve sık yapılan hatalar
Risk değerlendirmesi bir kez yapılıp rafa kaldırılan bir çalışma değildir. Belirli aralıklarla ve olay tetiklemeli olarak güncellenir. Süreç değişikliği, yeni ürün, uygunsuzluk, müşteri şikâyeti, iç tetkik bulgusu ya da mevzuat değişikliği gibi durumlar değerlendirmeyi yeniden açar. Önlemlerin işe yarayıp yaramadığı da kontrol edilir; etkisiz önlem yeniden planlanır.
Yönetimin gözden geçirmesi sırasında risk ve fırsatlara ilişkin alınan önlemlerin etkinliği ele alınır. Böylece risk çalışması kalite sisteminin PDCA döngüsüne bağlanır.
Sık yapılan hatalar şunlardır: • Riskleri yalnız kalite birimi belirler, süreç sahipleri katılmaz • Çok uzun, genel ve sahibi olmayan risk listesi • Fırsatların hiç yazılmaması • Ölçeği belirsiz, kişiden kişiye değişen puanlama • Önlemin sorumlusu ve terminin olmaması • Tabloyu bir kez doldurup güncellememek • Kurumsal risk kaydını olduğu gibi kalite sistemine kopyalamak
Çözüm sade, katılımcı ve canlı bir çalışmadır: az sayıda gerçek risk, net önlem, sahipli eylem ve düzenli güncelleme.
Risk ve fırsat becerisini Mindset programlarında nerede çalışırsınız?
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Kurulumu programında Risk ve Fırsatların Yönetimi başlı başına bir modüldür; süreç yaklaşımı ve dokümantasyon modülleri bunu tamamlar. Kalite Yöneticiliği Sertifika Programı ise temel ISO standartları, süreç yönetimi ve problem çözme ile iyileştirme tekniklerini kapsar.
İlgili Mindset programı
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Kurulumu
Sık sorulan sorular
Risk tabanlı düşünce ile risk yönetimi aynı şey mi?
Tam olarak aynı değildir. Risk tabanlı düşünce, kalite sisteminin planlanmasına ve işletilmesine yayılmış bir bakış açısıdır. Risk yönetimi ise riskleri tanımlama, değerlendirme ve ele alma disiplinidir. İlki ikincisini kullanır, ancak ISO 9001 kapsamında zorunlu bir ayrı risk yönetim sistemi kurulması anlamına gelmez.
Risk ve fırsat tablosu nasıl hazırlanır?
Her süreç için risk ya da fırsat tanımı, olası etki, olasılık ve etki düzeyi, planlanan eylem, sorumlu, termin ve izleme göstergesi sütunlarıyla kurulur. Tablo süreç sahipleriyle birlikte doldurulur; önce riskler net cümlelerle yazılır, sonra öncelikleri belirlenir. Sade ve güncel kalması, uzun ve ayrıntılı olmasından daha önemlidir.
Fırsatlar neden değerlendirilir?
Çünkü belirsizlik yalnız olumsuz sonuç doğurmaz. Yeni bir teknoloji, tedarikçi ya da süreç iyileştirmesi performansı artırabilir. Fırsatlar sistematik olarak değerlendirildiğinde iyileştirme planlı olur ve rastlantıya bırakılmaz. Her fırsat uygulanmaz; kaynak ve kapasiteye göre öncelik verilir.
Küçük işletmeler için karmaşık bir risk yöntemi şart mı?
Hayır. Ölçeğe uygun sade bir yaklaşım yeterlidir. Süreç sahipleriyle yapılan kısa bir atölye, olasılık ve etki için basit bir ölçek ve eylem planıyla birlikte bir tablo çoğu zaman yeterli bilgi verir. Önemli olan yöntemin karmaşıklığı değil, riskin gerçekten düşünülmesi ve önlemin uygulanmasıdır.
Risk ve fırsat değerlendirmesi ne zaman güncellenmeli?
Belirli aralıklarla ve değişiklik olduğunda. Yeni ürün, süreç değişikliği, ciddi bir uygunsuzluk, müşteri şikâyeti, denetim bulgusu ya da mevzuat değişikliği gibi tetikleyiciler değerlendirmeyi yeniden gündeme getirir. Yönetimin gözden geçirmesinde de önlemlerin etkinliği ele alınmalıdır.