İş Kurallarını Bulmak, Yazmak ve Kataloglamak

İş kuralı nedir, neden ayrı analiz edilir?

İş kuralı, bir kurumun faaliyetlerini yönlendiren ve doğrulanabilen bir ifadedir. "Teslim edilmiş bir sipariş iptal edilemez" ya da "Kurumsal müşteri, yıllık sözleşmesi olan müşteridir" birer iş kuralıdır. Bunlar bir ekran ya da kod parçası değildir; sistem olmasa da kurumun uyguladığı kararlardır.

Kuralları ayrı analiz etmenin nedeni, kuralların süreçlerden ve ekranlardan daha sık değişmesi ve çok sayıda yerde tekrar etmesidir. Aynı kural bir formda, bir raporda ve bir entegrasyonda farklı biçimlerde uygulanırsa tutarsız sonuç çıkar. Kuralı tek bir yerde, açık biçimde yazmak hem iş birimlerinin hem de geliştiricilerin aynı şeyi anlamasını sağlar.

Kurallar çoğu zaman gereksinim dokümanının içine dağılmış ya da kişilerin kafasında kalmıştır. İş kuralı analizi, onları ortaya çıkarır, yazar, doğrular ve kayıt altına alır.

Davranışsal ve tanımsal kurallar

Kuralları ana türlere ayırmak, ifade biçimini belirler.

Davranışsal kurallar bir davranışı sınırlar. İçlerinde genellikle "gerekir", "yapılabilir", "yapılamaz" gibi kip sözcükleri bulunur. Örnek: "Ödemesi alınmamış sipariş kargoya verilemez." Bu kuralın ihlali mümkündür ve ihlal edildiğinde ne olacağı ayrıca düşünülür.

Tanımsal kurallar ise bir kavramı ya da bir hesabı belirler. Örnek: "Sadık müşteri, son bir yıl içinde belirli sayıda sipariş vermiş müşteridir." Burada ihlal söz konusu değildir; bir şey ya tanıma uyar ya uymaz. Tanımsal kurallar türetme, sınıflama ve hesaplama kurallarını da kapsar.

Ayrımı yapmak neden önemlidir? Davranışsal kuralın ihlali için bir yaptırım ve bir sorumlu gerekir; tanımsal kuralın ise terim sözlüğünde tek bir tanıma ihtiyacı vardır. Karıştırıldığında ekipler hem eksik tanımlar hem de ihlal edilemeyecek şeylere yaptırım yazar.

Kuralları nereden bulursunuz?

Kurallar yazılı ve yazısız kaynaklarda saklıdır. Yazılı kaynaklar politika belgeleri, mevzuat, sözleşmeler, prosedür kılavuzları ve mevcut sistemin kodudur. Yazısız kaynaklar ise deneyimli çalışanların "biz böyle yapıyoruz" dediği uygulamalardır.

Deneyimli bir çalışanla görüşürken "Bu durumda ne yaparsınız?" yerine "Bu durumda hangi durumda yapamazsınız?" diye sormak istisnaları ortaya çıkarır. Mevcut sistemin ekranlarında görünen hata mesajları da çoğu zaman saklı bir kuralı gösterir. Örneğin "Bu tarihten önce iptal edilemez" mesajı bir kuraldır ve kaynağını bulmak gerekir.

Bulunan her kural için bir kaynak kaydetmek önemlidir. Kaynak yalnızca belge adı da olmayabilir; kuralı bildiren kişinin adı ve görüşmenin tarihi de geçerli bir kayıttır. Kaynağı olmayan bir kuralı değiştirmek ya da savunmak imkânsızdır. Çelişen kaynaklar bulursanız, hangisinin geçerli olduğuna karar verecek kişiyi belirleyip kararı kayda alın.

Kural nasıl yazılır?

İyi yazılmış bir kural şu özellikleri taşır: tek anlamlıdır, tek bir karar içerir, bağımsız okunabilir ve doğrulanabilir.

Yazım için pratik adımlar şunlardır.

• Konuyu açık yazın: kural kimin ya da neyin hakkında? "Müşteri" yerine "bireysel müşteri" demek anlamı daraltır.
• Kip sözcüğünü seçin: zorunluluk, izin ya da yasak hangisi?
• Koşulu ve sonucu ayırın: "... ise ..." yapısı okumayı kolaylaştırır.
• Belirsiz sözcükleri ölçülebilir ifadelerle değiştirin: "kısa sürede" yerine geçerli süre sınırını yazın; "gerekirse" yerine koşulu belirtin.
• Terimleri sözlükteki biçimiyle kullanın; aynı kavram için farklı sözcükler kullanmayın.
• Tek cümlede birden çok kuralı birleştirmeyin; "ve" ile bağlanmış birden çok karar ayrı kurallar olmalıdır.

Kuralı yazdıktan sonra bir test uygulayın: bir paydaş cümleyi okuyup "evet" ya da "hayır" diye yanıtlanabilecek bir örnek durum üretebiliyor mu? Üretemiyorsa kural hâlâ belirsizdir.

Kural kataloğu: hangi bilgiler tutulur?

Kural sayısı arttıkça kataloğa ihtiyaç doğar. Katalog bir tablo ya da bir araçta tutulan kayıttır; amacı kuralın hayat döngüsünü izlenebilir kılmaktır.

Bir kural kaydı genellikle şu alanlardan oluşur: benzersiz kimlik, kısa ad, kural ifadesi, tür (davranışsal ya da tanımsal), kaynak, kural sahibi, geçerlilik başlangıcı ve bitişi, ilgili süreç ya da gereksinim, ihlalde ne olacağı ve durum (taslak, onaylı, kullanım dışı).

Kural sahibi alanı çoğu zaman en değerli alandır. Her kuralın bir iş sahibi olmalıdır; çünkü değişiklik talebi geldiğinde onaylayacak kişi bellidir. Sahibi olmayan kurallar yıllarca sorgulanmadan kalır.

İlgili süreç ve gereksinim alanı, izlenebilirlik sağlar: bir kural değiştiğinde hangi süreçlerin ve işlevlerin etkileneceği buradan bulunur. Bu bilgi olmadan değişiklik etki analizi tahmine dayanır.

Analiz: çelişki, boşluk ve tekrar

Kuralları topladıktan sonra analizin sonraki aşaması başlar. Başlıca sorun türleri aranır.

Çelişki: aynı olay için farklı sonuç öngören kurallar. Örneğin bir kural "kampanyalı ürün iade edilemez" derken diğeri "tüm ürünler iade edilebilir" diyorsa hangisinin öncelikli olduğu kararlaştırılmalıdır.

Boşluk: kural bulunmayan durumlar. Kuralları bir durum matrisinde (örneğin müşteri türü ve ürün türü) gösterirseniz boş hücreler boşlukları ortaya çıkarır.

Tekrar: aynı kuralın birden çok yerde, hafifçe farklı yazılmış hâli. Tekrarlar bir tanede birleştirilir, diğer yerlerden o kurala referans verilir.

Koşul sayısı fazla olan kurallar bir karar tablosuna dönüştürülebilir; bu yaklaşım ayrı bir sözlük sayfasında anlatılan karar modeli notasyonuyla doğrudan ilişkilidir. Tablo, hangi koşul kombinasyonlarının hangi sonuca varacağını bir bakışta gösterir ve eksik kombinasyonları görünür yapar.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

İş Analizi Uzmanlığı Sertifika Programı'nın gereksinim analizi ve tasarım tanımı ile gereksinim yaşam çemberi yönetimi başlıkları, kuralları gereksinimlere ve süreçlere bağlayan çalışmaya yakındır. Bir iş analisti için kuralı bulmak, yazmak ve izlenebilir kılmak, bu başlıkların günlük uygulamasıdır.

Programın teknikler ve soru çözümü modülü ise farklı analiz tekniklerini birlikte tekrar etmek isteyenler için bir çalışma zemini sunar.