Excel'de Yazdırma Nasıl Ayarlanır: Alan, Ölçek, Yönlendirme ve Başlık Satırı

Excel çıktısı neden bozuk çıkar?

Ekranda düzgün görünen bir tablonun kâğıtta bozuk çıkması, Excel'in çıktıyı sayfa boyutuna göre otomatik bölmesinden kaynaklanır. Yaygın belirtiler bellidir: bir sütun ikinci sayfaya taşar ve tek başına basılır, gereksiz boş sayfalar çıkar, başlık satırı yalnızca ilk sayfada görünür, tablo kâğıdın bir köşesine sıkışır ya da yazı okunmayacak kadar küçülür.

Bu sorunların hepsi birkaç ayarla çözülür. Yazdırma alanı hangi hücrelerin basılacağını, ölçeklendirme tablonun sayfaya nasıl sığacağını, yönlendirme ve boyut kâğıdın nasıl kullanılacağını, yazdırma başlıkları ise çok sayfalı çıktıda başlığın tekrarını belirler. Üst bilgi ve alt bilgi sayfa numarası, tarih ve dosya adı gibi bilgileri ekler.

Çalışma sırası da önemlidir: önce yazdırılacak alanı belirleyin, sonra yönlendirme ve ölçeği ayarlayın, ardından başlık satırı ve üst/alt bilgiyi ekleyin, en son önizlemeyle kontrol edin. Bu sıra, her ayarın bir öncekinin üzerine kurulmasını sağlar.

Yazdırma alanı nasıl belirlenir, eklenir, temizlenir?

Microsoft belgesine göre yazdırma alanı şu şekilde ayarlanır: Yazdırmak istediğiniz hücreleri seçin. Birden fazla alan için Ctrl tuşunu basılı tutarak seçim yapabilirsiniz. Sayfa Düzeni sekmesinde Sayfa Yapısı grubundan Yazdırma Alanı menüsünü açın ve Yazdırma Alanını Belirle komutunu seçin. Görünüm sekmesindeki Sayfa Önizlemesi ile alanları kontrol edebilirsiniz.

Birden fazla ayrı alan seçtiyseniz her yazdırma alanı ayrı bir sayfa olarak basılır. Bu, aynı sayfadaki farklı tabloları tek çıktıda birleştirmek yerine ayrı sayfalara basmak istediğinizde işe yarar.

Mevcut alana hücre eklemek için ek hücreleri seçip Yazdırma Alanı menüsünden Yazdırma Alanına Ekle komutunu kullanın. Bitişik hücreler eklenirse alan genişler. Bitişik olmayan hücreler eklenirse Excel yeni bir yazdırma alanı oluşturur ve onu ayrı bir çıktı sayfasına basar.

Alanı kaldırmak için çalışma sayfasında herhangi bir hücreyi seçip Sayfa Düzeni sekmesinden Yazdırma Alanını Temizle komutunu tıklayın. Dikkat: sayfada birden çok yazdırma alanı varsa bu komut tüm alanları kaldırır. Yazdırma alanı çalışma kitabı kaydedilirken birlikte saklanır. Tanımlı alan varken tüm sayfayı basmak isterseniz yazdırma ayarlarında Yazdırma alanını yoksay seçeneğini kullanın. Bu özellik Excel'in web sürümünde yoktur; masaüstü sürümde çalışılır.

Sayfaya sığdırma ve ölçeklendirme

Tablonun genişliği kâğıttan fazlaysa Excel onu yan sayfaya böler. Çözüm genellikle ölçeklendirmedir. Sayfa Düzeni sekmesindeki Sığacak Şekilde Ölçeklendir grubunda Genişlik ve Yükseklik açılır listeleri bulunur. Genişliği tek sayfa, yüksekliği Otomatik yaparsanız tablo kâğıt genişliğine sığar, ne kadar uzunsa o kadar sayfaya devam eder. Bu, uzun listeler için en güvenli ayardır. Ölçek kutusu uygulanan küçültme yüzdesini gösterir.

Alternatif yol, Sayfa Yapısı iletişim kutusunun Sayfa sekmesidir: Ölçeklendirme altında Sığdır seçeneğini işaretleyip genişlik ve yükseklik için sayfa sayısını girersiniz. Tüm tabloyu tek sayfaya sığdırmak mümkündür ama aşırı küçülme yazıyı okunmaz yapar; ölçek çok düştüyse yönlendirmeyi yatay yapmayı ya da gereksiz sütunları gizlemeyi deneyin.

Ölçeği yüzde olarak elle de girebilirsiniz: Ölçeklendirme altındaki Ayarla seçeneği normal boyuta göre bir oran girmenizi sağlar ve kâğıttaki yazı boyutu bu oranla değişir. Dosya > Yazdır ekranında Ölçeklendirme Yok seçeneği bu ayarları kaldırır. Baskı önizlemede değişiklikleri yazdırmadan önce görebilirsiniz.

Yönlendirme, kağıt boyutu, kenar boşlukları

Sayfa Düzeni sekmesinde Sayfa Yapısı grubunda Yönlendirme, Boyut ve Yazdırma Alanı komutları bulunur. Sütun sayısı fazla olan tablolarda Yatay yönlendirmeyi seçin; satır sayısı fazla, sütun sayısı az listelerde Dikey yönlendirme daha okunur. Boyut komutu kâğıt ölçüsünü belirler; yazıcıda farklı kâğıt varsa burada eşleştirin.

Kenar boşlukları tablonun kâğıttaki yerini belirler. Dar boşluk daha fazla içerik sığdırır ama bağlama veya delme alanını sıkıştırabilir. Tablonun yatayda kâğıdın ortasına hizalanması için kenar boşluğu seçeneklerinde ortalama ayarı kullanılır; bu, küçük tabloların kâğıdın üst köşesine yapışmasını önler.

Pratik bir kural: önce yönlendirmeyi, sonra ölçeği ayarlayın. Yönlendirme değişince ölçek de değişir; sırayı ters yaparsanız ayarı yeniden yapmanız gerekir. Aynı çalışma kitabındaki farklı sayfalar için farklı yönlendirme seçilebilir; ayar sayfa bazında tutulur.

Çok sayfalı çıktılarda başlık satırı, üst bilgi ve alt bilgi

Uzun bir liste birkaç sayfaya yayıldığında başlık satırı yalnızca ilk sayfada kalır; sonraki sayfalarda sütunların ne olduğunu anlamak zorlaşır. Bunun için her sayfada tekrar edecek satırları belirleyebilirsiniz. Ayar, Sayfa Düzeni sekmesindeki yazdırma başlıkları seçeneğindedir; tekrarlanacak satır olarak başlık satırını seçersiniz. Sütun başlıkları satır soluna kadar uzuyorsa, tekrarlanacak sütunlar da aynı şekilde belirlenebilir.

Üst bilgi ve alt bilgi, sayfa numarası, dosya adı, tarih, kurum adı ve gizlilik uyarısı gibi bilgiler için kullanılır. Birden çok sayfalı çıktıda sayfa numarası eklemek, bir sayfa kaybolduğunda sıralamayı korumanızı sağlar. Bu işlemler masaüstü Excel gerektirir; web sürümünde seçenekler sınırlıdır.

Kılavuz çizgileri ekranda görünse de varsayılan olarak basılmaz. Çıktıda çizgi isterseniz kılavuz çizgilerini yazdırma seçeneğini etkinleştirin ya da tabloya kenarlık ekleyin; ikinci yol daha tutarlı sonuç verir. Satır ve sütun başlıkları (harf ve numaralar) de varsayılan olarak basılmaz. Gizli satır ve sütunlar çıktıda görünmez, bu nedenle gizlenen verinin çıktıda olmaması gerekiyorsa bu bir avantajdır; olması gerekiyorsa önce görünür hale getirin.

Önizleme ve yaygın hatalar

Yazdırmadan önce Dosya > Yazdır ekranında önizlemeye bakın (Ctrl+P). Sağ tarafta sayfa sayısını, taşan sütunları ve kesilen metinleri görürsünüz. Görünüm sekmesindeki Sayfa Önizlemesi görünümü ise sayfa sınırlarını ve yazdırma alanını çalışma sayfasının üzerinde gösterir; buradan sayfa sonlarını sürükleyerek de ayarlayabilirsiniz. Excel sayfa sonlarını otomatik koyar ve çalışma sayfasında kesikli çizgilerle gösterir.

Sık yapılan hatalar şunlardır.

• Ölçeklendirmeyi kontrol etmeden büyük bir tabloyu tek sayfaya sığdırmak ve yazıyı okunmaz hale getirmek.
• Yazdırma alanını belirleyip sonradan veri eklenince yeni satırların basılmadığını fark etmek. Alan sabit kalır; tabloya eklenen satırlar alana dahil edilmelidir.
• Boş sayfaların çıkması. Çoğunlukla sayfanın ucundaki biçimli ama boş hücreler ya da eski bir yazdırma alanı nedendir.
• Başlık satırının tekrar etmemesi.
• Birden fazla yazdırma alanı olduğunu unutup tüm sayfa için temizle komutunu kullanmak.
• Farklı yazıcı sürücüsünde sayfa boyutunun değişmesi; çıktıyı başka bir yazıcıdan alacaksanız önizlemeyi o yazıcıda kontrol edin.

PDF olarak paylaşacaksanız aynı ayarlar geçerlidir; önce sayfa yapısını düzenleyip sonra PDF olarak kaydedin.

Bu beceri Mindset programlarında nerede çalışılır?

Rapor ve tablo çıktısı almak; finans, satış operasyonu, İK ve idari işler çalışanları ile toplantı için basılı özet hazırlayan yöneticiler için günlük bir iştir. Mindset'te bu beceri Excel Orta Düzey programının İş Akışı Verimliliği ve Kısayollar ile Grafik ve Görsel Analiz başlıklarıyla bağlantılıdır: rapor sunumu, tablo ve grafiklerin yazdırılabilir biçime getirilmesi bu çerçevede çalışılır.

Ekipler için faydası, aynı rapor şablonunu herkesin aynı yazdırma ayarlarıyla kullanmasıdır; böylece haftalık raporlar tutarlı biçimde çıkar.