Excel'de kendi sayı biçiminizi yazın: kodlar, renkler ve örnekler

Özel sayı biçimi neyi değiştirir, neyi değiştirmez?

Özel sayı biçimi, bir sayının hücrede nasıl görüneceğini belirleyen kısa bir kod dizisidir. Hücredeki gerçek değer aynı kalır: ekranda yuvarlanmış görünen bir sayı, formüllerde tam değeriyle hesaplanmaya devam eder. Bu fark önemlidir, çünkü görüntüyü yuvarlamak ile değeri yuvarlamak aynı şey değildir.

Hazır kategoriler (Sayı, Para Birimi, Yüzde, Tarih) çoğu işi görür. Özel biçime şu durumlarda ihtiyaç duyarsınız: sayının yanında birim göstermek, kod numaralarında baştaki sıfırları korumak, negatifleri farklı renkte göstermek, büyük sayıları binlik olarak sadeleştirmek ya da sıfır değerlerini gizlemek.

Özel biçimi tanımlama adımları

• Biçimlendirmek istediğiniz hücreleri seçin.
• Giriş sekmesindeki Sayı grubunun iletişim kutusu başlatıcısını (küçük ok) açın.
• Kategori listesinde Özel'i seçin.
• Tür kutusuna yeni biçim kodunu yazın ya da listedeki bir biçimi seçip üzerinde değişiklik yapın.
• Tamam'a basın.

Listedeki hazır bir biçimi temel alıp değiştirdiğinizde hazır biçim bozulmaz, yaptığınız değişiklik yeni bir özel biçim olarak eklenir. Yalnızca sizin eklediğiniz biçimler silinebilir. Özel biçimler Web için Excel'de oluşturulamaz; masaüstü uygulamasında oluşturup dosyayı web sürümünde açabilirsiniz. Biçim, oluşturduğunuz çalışma kitabına bağlıdır; başka bir dosyada kullanmak için dosyayı şablon olarak kaydetmek ya da biçimi orada yeniden yazmak gerekir.

Temel kodlar: 0, #, ?, virgül ve nokta

Birkaç kod işin çoğunu çözer. Sıfır (0) anlamsız sıfırları da gösterir: 00000 biçimi, kısa bir kodu sabit uzunluğa tamamlayıp baştaki sıfırları korur. Kare işareti (#) yalnızca anlamlı basamakları gösterir, boş basamağa sıfır basmaz. Soru işareti (?) anlamsız sıfırlar yerine boşluk bırakır; ondalık noktaların alt alta hizalanması gereken kolonlarda işe yarar.

Binlik ayırıcı için virgül, ondalık ayırıcı için nokta kullanılır; yani #,##0 biçimi, hücreye 12000 olarak girilmiş sayıyı 12,000 olarak gösterir; 0.00 biçimi ise her zaman sabit sayıda ondalık basamak basar. Yüzde işareti (%) değeri yüzle çarpıp yüzde simgesiyle gösterir. Excel'de kodlar bölgesel ayarlarınızdaki ayırıcılarla yazılır; Türkiye ayarında ondalık ayırıcı virgül olduğundan örnekleri kendi ekranınızdaki ayırıcılara uyarlayın.

Bir de sondaki virgül hilesi vardır: biçimin sonuna konan her virgül görüntülenen sayıyı binle böler. Örneğin 0.0,, biçimi, milyonlar basamağındaki bir tutarı 12.2 gibi sadeleştirilmiş gösterir. Raporlarda milyonla ifade edilen tutarlar için yararlıdır, ancak başlığa birimi yazmayı unutmayın.

Birim, para birimi simgesi ve metin ekleme

Sayının yanına metin eklemek için metni çift tırnak içine yazın: #,##0 " kg" biçimi sayıyı binlik ayırıcıyla gösterir ve sonuna kilogram birimini ekler. Para birimi simgesini de aynı yolla tırnak içinde ekleyebilirsiniz; hazır Para Birimi kategorisi de simgeyi sizin için yerleştirir. Tek bir karakteri tırnak yerine ters eğik çizgiyle de öne alabilirsiniz. Bazı simgeler (artı, eksi, eğik çizgi, parantez, boşluk) tırnak gerektirmez.

Burada kritik nokta şudur: metin yalnızca görüntüdür. Hücrenin değeri hâlâ sayıdır, toplama ve çarpmada kullanılabilir. Metni sayının içine yazarak (örneğin hücreye elle "12 kg" yazarak) elde ettiğiniz görüntüde ise hücre artık metindir ve hesaplanamaz. Birim göstermenin doğru yolu özel biçimdir.

Bölümler, renkler ve koşullar

Bir biçim noktalı virgülle ayrılmış bölümlerden oluşabilir ve sırası şudur: pozitif; negatif; sıfır; metin. Tek bölüm yazarsanız bütün sayılara uygulanır. Yalnızca pozitif ve negatif için bölüm yazarsanız ilk bölüm pozitif ve sıfır, sonraki negatif içindir. Atladığınız bölümün noktalı virgülünü yine de bırakmanız gerekir.

Bir bölümün başına köşeli parantez içinde renk adı yazarak o bölümün rengini belirlersiniz. Örneğin #,##0;[Red]-#,##0 biçimi negatifleri kırmızı ve eksi işaretiyle gösterir. Excel'in belgelerinde renk adları İngilizce (Black, Blue, Cyan, Green, Magenta, Red, White, Yellow) olarak verilir; arayüz dilinize göre yerelleştirilmiş adlar gerekebilir, bu yüzden kodu Tür kutusuna yazdıktan sonra örnek kutusunda sonucu kontrol edin.

Koşul da köşeli parantez içine yazılır: bir karşılaştırma işleci ve bir değer. Bu yolla örneğin belirli bir eşiğin altındaki değerleri bir renkte, üstündekileri başka bir renkte gösterebilirsiniz. Daha karmaşık koşullar için koşullu biçimlendirme kullanmak daha okunaklıdır.

Sık kullanılan senaryolar ve hazır kalıplar

• Kod ve sicil numaraları: 00000 biçimi baştaki sıfırları korur. Hücreye sayı olarak girilen kodun baştaki sıfırı Genel biçimde kaybolur; biçim bunu çözer.
• Binlik ayırıcı ve ondalık: #,##0.00 biçimi her tutarı aynı basamak sayısıyla hizalar.
• Negatifleri uyarı olarak göstermek: #,##0;[Red]-#,##0.
• Milyonla gösterim: 0.0,, biçimi, geniş tabloda sütunu daraltır.
• Sıfırları gizlemek: sıfır bölümünü boş bırakıp noktalı virgülü korumak sıfırı hücrede göstermez. Arka arkaya noktalı virgüllerden oluşan ;;; biçimi ise hücrenin bütün içeriğini gizler; formüllerde kullanılan yardımcı hücreler için faydalıdır ama gizli veri bırakmak başkaları için kafa karıştırıcıdır.
• Yüzde: 0% biçimi, ondalık değeri yüzde olarak gösterir.

Bir tablonun tamamında tutarlı olmak gerekir: aynı kolon için aynı biçim, aynı birim, aynı ondalık sayısı.

Sık yapılan hatalar

• Biçimle görünümü değiştirip değeri yuvarlanmış sanmak: toplam bir sütun, görüntülenen değerlerin toplamından farklı çıkabilir. Gerçekten yuvarlama gerekiyorsa yuvarlama işlevi kullanın.
• Birimi sayının içine metin olarak yazmak: hücre hesaplanamaz hale gelir.
• Çok fazla özel biçim biriktirmek: dosya karmaşıklaşır; aynı işi gören biçimleri birleştirin.
• Başka bölgesel ayarlı bilgisayarda açılan dosyada ayırıcıların farklı görünmesi: biçim kodu yerinde durur, ancak görüntülenen ayırıcılar kullanıcının bölgesel ayarına göre değişebilir.
• Renkle anlam yüklemek: renk körü okuyucular için eksi işareti ya da parantez gibi ek bir ipucu bırakın.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Excel Orta Düzey eğitimi, raporlarını Excel'de hazırlayan finans, satış operasyonu, insan kaynakları ve idari işler çalışanlarına yöneliktir. Programdaki Veri Doğrulama ve Koşullu Biçimlendirme modülü, sayı biçimi ile koşullu biçimlendirmenin ne zaman hangisinin seçileceğini netleştirir. Grafik ve Görsel Analiz modülü, eksen ve veri etiketlerinde aynı biçim kodlarının kullanılmasına dayanır.

Ekip düzeyinde, ortak raporlarda aynı sayı biçimlerinin kullanılması, farklı kişilerin hazırladığı tabloların birleştirilmesini ve okunmasını kolaylaştırır.