Excel ile satış hunisi ve aylık satış tahmini modeli nasıl kurulur

Excel'de satış tahmini modeli neyi yanıtlar?

Satış hunisi modeli şu sorulara cevap arar: şu anda hunide bulunan fırsatlardan hangi ay ne kadar satış gelmesi bekleniyor ve bu beklenti geçmiş performansla ne kadar uyuşuyor? Excel bunun için yeterlidir; çünkü model bir veri tablosu, birkaç olasılık oranı ve ay bazlı toplamlardan ibarettir. Karmaşık bir yazılım gerekmeden ekibin ortak bir tahmin dili kurması mümkündür.

Bu sayfa, tahmini bir toplantıda nasıl savunacağınızı değil, modelin Excel'de nasıl kurulacağını anlatır. Sayısal sonucun güvenilirliği, modele girilen verinin güncelliğine ve olasılıkların geçmiş veriyle desteklenmesine bağlıdır.

Fırsat tablosunu kurmak

Modelin temeli, her fırsatın bir satır olduğu düz bir tablodur. Veriyi Excel Tablosu olarak biçimlendirirseniz satır eklendikçe formüller otomatik genişler ve formüllerde sütun adlarıyla başvuru yapabilirsiniz. Tabloda şu sütunlar bulunmalıdır: • Fırsat adı ve müşteri • Satış temsilcisi • Tutar • Aşama (açılır listeden seçilir) • Beklenen kapanış tarihi • Aşamaya ulaşma tarihleri: görüşme, teklif, kazanma

Aşama sütunu için veri doğrulama kullanıp listeyi ayrı bir sayfadaki aşama tablosundan beslemek, yazım farklarını önler. 'Teklif' ile 'teklif verildi' gibi farklı yazımlar, modelin toplamlarını sessizce böler.

Aşama olasılıkları ve ağırlıklı tutar

Her aşamaya, o aşamadaki bir fırsatın kazanılma olasılığı atanır. Bu oranları ayrı bir tabloya yazın: Aşama ve Olasılık sütunları. Tabloya Olasiliklar adını verin. Ardından fırsat tablosuna hesaplanmış sütunlar ekleyin. Biri olasılığı aşama adına göre getirir:

=SUMIFS(Olasiliklar[Olasılık],Olasiliklar[Aşama],[@Aşama])

Aşama adları tekil olduğu için bu formül bir arama gibi çalışır. Diğeri ağırlıklı tutardır:

=[@Tutar]*[@Olasılık]

Olasılıkları sezgiyle koymak en büyük zayıflıktır. Mümkünse geçmiş verinizden hesaplayın: belirli aşamaya gelen fırsatların kaçı sonunda kazanıldı? Bu veri yoksa başlangıç için makul oranlar koyun, ancak bunların varsayım olduğunu tabloda açıkça yazın ve birkaç dönem sonra gerçekleşenlerle güncelleyin.

Aylık tahmini üretmek

Beklenen kapanış tarihine göre aylık toplam gerekir. Fırsat tablosuna bir Ay sütunu ekleyin; tarihi ay metnine çeviren şu formül işinizi görür:

=TEXT([@Kapanış],"yyyy-mm")

Sonra tahmin sayfasında her ay için ağırlıklı toplamı alın:

=SUMIFS(Firsatlar[Ağırlıklı Tutar],Firsatlar[Ay],TEXT(AyBasligi,"yyyy-mm"))

Burada AyBasligi yerine tahmin sayfanızdaki ay başlığı hücresinin adresini yazarsınız; başlık hücresi gerçek bir tarih olmalıdır. Kazanılmış satışları ayrı bir satırda gösterin: kapanmış fırsatların kendisi tahmin değil, gerçekleşendir. Dönem sonu toplamı, gerçekleşen artı hunideki ağırlıklı beklentiden oluşur.

Sonucu bir sütun grafiğiyle sunmak, yönetim toplantısında okunabilirliği artırır: her ay için gerçekleşen ve hunide beklenen tutarı üst üste gösteren yığılmış grafik, tahminin ne kadarının zaten kesinleşmiş olduğunu tek bakışta anlatır. Grafiği tahmin tablosuna bağlayın ki veri güncellendikçe kendiliğinden yenilensin.

Aşamasına göre dağılımı görmek için aynı tahmini aşama bazında da kırın. Yönetici, tahmin toplamı kadar bunun ne kadarının erken aşamadaki, belirsiz fırsatlardan geldiğini de görmek ister.

Huni dönüşüm oranları: aşamalar arası geçiş

Olasılıkları gerçekten veriden çıkarmak için aşamalar arası dönüşümü ölçersiniz. Fırsat tablosunda her aşamaya ulaşma tarihini tuttuysanız, bir aşamaya ulaşan fırsat sayısını COUNT ile sayabilirsiniz:

=COUNT(Firsatlar[Teklif Tarihi])/COUNT(Firsatlar[Görüşme Tarihi])

Bu oran, görüşmeye ulaşan fırsatların kaçının teklif aşamasına geçtiğini gösterir. Aynı yöntemle teklif ile kazanma arasındaki oranı da hesaplarsınız. Aşamaların geçerli durumunu saymak (şu an teklif aşamasında kaç fırsat var) bu oranı vermez; çünkü aşamayı geçmiş fırsatlar sayıma girmez. Bu ayrım, huni modellerinde en sık yapılan hatadır.

Oranları dönem ve temsilci bazında kırmak, ekipte hangi aşamada kayıp yaşandığını gösterir. Teklifte çok kayıp olan bir ekip fiyatlama ya da rakip analizine, görüşmede çok kayıp olan bir ekip nitelendirmeye odaklanır.

Senaryolar ve geçmişle sınama

Tek bir sayı yerine aralık sunmak daha dürüst bir tahmindir. Birkaç senaryo kurabilirsiniz: kötümser (yalnızca ileri aşamadaki fırsatlar), olası (ağırlıklı toplam) ve iyimser (olasılıkların tamamı hedefe ulaşırsa). Senaryo seçici bir hücre ile olasılık sütununu değiştirmek, farklı varsayımları hızla karşılaştırmayı sağlar.

Modelin sağlığını geçmişe bakarak ölçün: geçen dönemin başında hunide olan fırsatlarla bugünkü tahmin yöntemini uygulasaydınız hangi sonuca ulaşırdınız ve gerçekleşen ne oldu? Sapma hep aynı yönde ise (sürekli fazla ya da sürekli az tahmin) olasılık oranlarında sistematik bir hata var demektir. Sapmanın büyük olduğu temsilci ya da aşama varsa model orada düzeltilmelidir.

Sık yapılan hatalar

• Kapanış tarihini boş bırakmak: tarihsiz fırsat aylık toplamlara hiç girmez.
• Eski fırsatları temizlememek: aylardır hareket etmeyen fırsat, ağırlıklı tutarı şişirir. Son güncelleme tarihi sütunu ekleyip belirli süre dokunulmayan kayıtları işaretleyin.
• Her şeyi tek sayfaya yığmak: veri, olasılık tablosu ve tahmin çıktısı ayrı sayfalarda olsun.
• Formülleri elle ezmek: ağırlıklı tutar sütunundaki tek bir elle yazılmış değer, toplamı sessizce bozar.
• Olasılıkları hiç güncellememek: ürün, pazar ya da ekip değiştiğinde oranlar da değişir.

Modeli kimin ne zaman güncelleyeceğini belirleyin. Ne kadar gelişmiş olursa olsun formül, güncellenmeyen veriyle çalışınca değerini yitirir.

Bu becerinin Mindset programlarındaki yeri

Mindset'in Excel ile Satış Analitiği programındaki Boru Hattı ve Tahmin Modeli modülü bu konunun doğrudan karşılığıdır; Satış Performans Analizi ve Satış Pano ve Otomasyon modülleri modelin çıktısını panoya taşımak için tamamlayıcıdır. Program, tahmini hâlâ elle derleyen satış operasyonu, satış yönetimi ve finans planlama ekipleri için uygundur.