İK verisini Excel'de analiz etmek ve raporlamak

İK analitiği ne zaman Excel'de başlar?

İK analitiği, çalışanlarla ilgili verinin işe alım, elde tutma, performans, eğitim ve devamsızlık kararlarını destekleyecek biçimde analiz edilmesidir. Büyük kuruluşlar bunun için özel yazılımlar kullanabilir; ancak birçok İK ekibi işe Excel ile başlar, çünkü veriler zaten bordro, işe alım ve performans dosyalarında dağınık biçimde Excel'dedir.

Excel'in avantajı hızdır: bir soru ortaya çıktığında veri aynı gün analiz edilebilir. Dezavantajı ise düzensizliğe açık olmasıdır; her ay elle kopyalanan bir dosya hata üretmeye yatkındır. Bu yüzden iyi bir İK analitiği çalışması önce veri düzenine, sonra hesaplara, en sonda sunuma odaklanır.

Veri haritası: hangi veri nerede?

Analizden önce İK verisinin kaynakları çıkarılır: • Çalışan ana verisi: sicil numarası, bölüm, unvan, işe giriş ve çıkış tarihi, yönetici • İşe alım verisi: başvuru, mülakat aşamaları, teklif ve kabul durumu, kaynak kanalı • Performans ve yetenek verisi: değerlendirme sonuçları, hedef gerçekleşmeleri, yetenek matrisleri • Eğitim kayıtları: katılım, tamamlanma, maliyet ve sonuç • Devamsızlık ve izin kayıtları • Ayrılış görüşmesi ve memnuniyet anketi sonuçları

Anahtar sütun sicil numarasıdır; tabloları birleştirmek için tek ve değişmeyen bir tanımlayıcı gerekir. Ad ve soyada göre eşleştirme yanlış sonuç üretir. Aynı şekilde tarihlerin tek biçimde, bölüm adlarının tek yazımla tutulması analiz sürecini baştan kolaylaştırır. Veri temizliği, analizin kendisinden daha fazla zaman alabilir.

Devir hızı ve elde tutma analizi

Devir hızı, belirli bir dönemde ayrılan çalışan sayısının aynı dönemdeki ortalama çalışan sayısına oranıdır. Excel'de dönem başı ve dönem sonu çalışan sayılarının ortalaması alınır, işten ayrılanlar tarih sütunundan koşullu sayımla bulunur ve oran hesaplanır. Pivot tabloyla bu oran bölüm, unvan, kıdem, yönetici ya da işe giriş yılına göre kırılır.

Tek bir genel oran yeterli değildir. Gönüllü ayrılma ile işten çıkarmayı ayırmak, ilk dönemde ayrılanları (erken ayrılma) ayrı izlemek ve yüksek performanslı çalışanların ayrılışını ayrıca işaretlemek gerekir. Örneğin bir bölümde oran yüksekse sebep yönetici, ücret, iş yükü ya da kariyer yolu olabilir; ayrılış görüşmelerinin kodlanması bu soruyu veriye bağlar.

İşe alım, performans ve eğitim analizi

İşe alım analitiği, sürecin hızını ve kalitesini ölçer: pozisyonun açık kalma süresi, aşamalar arası düşüş, kaynak kanalı bazında kabul oranı, işe alınanların ilk dönem performansı ve kalıcılığı. Excel'de aşama bazlı bir hunisi pivot tablo ve grafikle göstermek, sürecin tıkandığı yeri görünür kılar.

Performans ve yetenek verisinde değerlendirme dağılımı bölümler ve yöneticiler arasında karşılaştırılır; belirli bir yöneticinin sürekli aşırı yüksek ya da düşük not vermesi kalibrasyon ihtiyacını gösterir. Performans-potansiyel matrisi, yetenek yönetiminde kimlere öncelik verileceğini tartışmak için görsel zemin sağlar.

Eğitim analizinde katılım ve tamamlanma izlenir; daha değerli soru ise eğitimden sonra davranış ya da performans değişti mi sorusudur. Eğitimin maliyeti ile elde edilen kazancı kıyaslayan basit bir ROI hesabı kurulabilir, ancak kazancın hangi göstergeyle ölçüleceği baştan belirlenmeli; sonradan seçilen gösterge sonucu istenen yöne çeker.

Örnek bir akış: işe alım tablosunda her başvuru bir sicil benzeri başvuru numarası taşır, aşama tarihleri ayrı sütunlardadır. İki aşama tarihi arasındaki fark aşama süresini verir; pivot tabloyla pozisyon ve kaynak bazında ortalaması alındığında, hangi kanaldan gelen adayların süreçte daha uzun beklediği ve hangi aşamada yığıldığı görülür. Bu bulgu mülakat takvimi ya da onay zinciri gibi somut bir iyileştirmeye dönüşür.

Devamsızlık ve sağlık verisi, gizlilik

Devamsızlık analizi, izin türüne, gün ve mevsime, bölüme ve vardiyaya göre örüntüleri arar. Pazartesi ve cuma yoğunluğu, belirli bir ekipte tekrar eden kısa devamsızlıklar ya da dönemsel artışlar tespit edilir. Bu örüntüler iş yükü, yönetim tarzı ya da çalışma koşullarıyla ilişkili olabilir.

Burada kişisel veri hassasiyeti en yüksek noktadadır. Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; analiz ve paylaşım KVKK kurallarına uygun yürütülmeli, raporlar bireysel düzeyde değil toplulaştırılmış düzeyde sunulmalı, çok küçük gruplarda kimliğin ortaya çıkması engellenmelidir. Excel dosyalarının erişim yetkisi, şifrelenmesi ve paylaşım yolu da bu sorumluluğun parçasıdır.

Pano, otomasyon ve sık yapılan hatalar

Düzenli raporlama için veri bir kez temizlenip bir tabloya dönüştürülür; pivot tablolar, grafikler ve dilimleyiciler bu tablodan beslenir. Her ay yeni veri tabloya eklendiğinde pano yenilenir. Power Query ile farklı dosyalardan gelen veriler birleştirilip aynı adımlarla temizlenebilir, makro ile tekrarlayan biçimlendirme otomatikleştirilebilir.

İyi bir İK panosu yöneticiye karar sorusunu cevaplar: Hangi bölümde ayrılma artıyor? İşe alım sürecinin hangi aşaması yavaş? Eğitim yatırımı nerede karşılığını veriyor? Sayfa görsel olarak sade, ölçüt tanımları açık olmalıdır.

Sık yapılan hatalar: • Metrik tanımını (devir hızı, işe alım süresi) dönemden döneme değiştirmek • Küçük örneklemde oran yorumlamak: az kişilik bir ekipte tek ayrılış oranı büyük gösterir • Nedensellik iddiası: eğitim alanlar daha başarılı diye eğitim başarıyı doğurdu demek • Kişisel verileri gereğinden fazla ayrıntıyla paylaşmak • Manuel kopyala yapıştır sürecini otomasyona çevirmemek

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Excel ile İK Analitiği programı İK analitiğine giriş ve veri haritasıyla başlar. Ardından işe alım analitiği, devir hızı ve elde tutma analizi, performans ve yetenek verisi, eğitim ve gelişim ROI analizi ile devamsızlık ve sağlık analizi modüllerine geçer. İK pano ve raporlama otomasyonu modülü, bu çalışmaların düzenli bir rapora dönüşmesini kapsar.

İK dijital dönüşümü ve Excel'in sınırları hakkında sektörel bir bakış için ilgili blog yazısı da okunabilir.