Çeki listesi hazırlamak: içerik, tutarlılık ve kontrol listesi

Çeki listesi neyi anlatır, kim okur

Çeki listesi (packing list), bir sevkiyatın fiziksel içeriğini ayrıntılı gösterir: kaç koli ve palet olduğu, her kolinin içinde ne olduğu, ağırlıkları ve ölçüleri. Fatura malın ticari değerini ve ödeme koşulunu anlatırken çeki listesi malın nasıl paketlendiğini anlatır.

Belgeyi birkaç taraf okur. Taşıyıcı ve sevkiyatçı yükleme planını ve navlun hesabını bu belgeden yapar. Gümrük, beyan edilen miktar ve ağırlığı fiili yükle karşılaştırırken bu belgeye bakar. Alıcı, mal teslim alırken kolileri çeki listesine göre sayar ve eksik veya fazla varsa ilk bu belgeye dayanır.

Bu yüzden liste yalnız bir formalite değildir. Doğru hazırlanmış bir çeki listesi, depoda yükleme hatasını önler; yanlış bir liste ise gümrükte bekleme, alıcıda ihtilaf ve navlunda yanlış faturalama olarak geri döner.

Çeki listesinde olması gereken alanlar

Biçim sabit bir mevzuat şablonu değildir; ancak şu alanlar çoğu ihracatta beklenir:

• İhracatçı ve alıcı bilgileri: ünvan, adres, iletişim; faturadakiyle aynı yazılmalı.
• Belge tarihi ve numarası; ilgili fatura numarasına atıf.
• Sevkiyat bilgisi: yükleme ve varış yeri, taşıma şekli, gerekiyorsa konşimento ya da taşıma belgesi referansı.
• Her koli ya da palet için sıra numarası, kolileme işareti ve içerik tarifi.
• Ürün tanımı ve miktar: faturadaki ürün adıyla uyumlu.
• Net ve brüt ağırlık, koli ölçüleri ve toplamlar.
• Ambalaj türü ve toplam koli ya da palet adedi.
• Gerekli ise lot, seri numarası ya da son kullanma bilgisi.

Alıcı ya da akreditif şartı ek alan istiyorsa onları ekleyin. Çeki listesinin ihtiyaç duyduğu alanlar ürüne göre değişir: gıdada lot ve son kullanma, makinede seri numarası, tekstilde beden ve renk kırılımı önem kazanır.

Adım adım hazırlama

Listeyi depoda yüklemenin son halinden türetin, ofiste varsayımla değil. Önce kolileme tamamlanır ve her kolinin içeriği ile ağırlığı doğrulanır. Ardından koli numaraları, içerik ve ölçüler tabloya girilir. Net ve brüt ağırlıklar tartı kaydından alınır; toplamlar formülle hesaplanır ve elle kontrol edilir.

Son adım çapraz kontroldür: listedeki ürün ve miktar fatura satırlarıyla eşleşmeli, toplam koli adedi yükleme talimatıyla uyuşmalı, ağırlık toplamı taşıma belgesindekiyle örtüşmeli. Bu kontroller, hatanın büyük kısmını yakalar.

Sevkiyat çıkmadan listeyi depodaki sorumlu ve satış temsilcisi birlikte onaylasın. Onaylı belge kopyasını yükleme dosyasında saklayın; sonradan ihtilaf çıkarsa dayanak olur.

Araç olarak elektronik tablo ya da kurumun sipariş sistemindeki çıktı kullanılabilir. Hangisi olursa olsun, koli numarası sütunu kilitlenmeli, toplamlar formülle üretilmeli ve belgenin her sürümü tarihle kaydedilmelidir. Elle yazılan toplam, ilk değişiklikte bozulan toplamdır.

Fatura, taşıma belgesi ve beyan ile tutarlılık

Çeki listesi tek başına okunmaz; fatura, taşıma belgesi ve gümrük beyanıyla birlikte değerlendirilir. En sık tutarsızlıklar şunlardır: faturadaki ürün adı ile listedeki adın farklı olması, toplam koli adedinin taşıma belgesindekiyle uyuşmaması, ağırlıkların yuvarlanarak farklı yazılması ve alıcı ünvanının belgeler arasında değişmesi.

Gümrük müşaviri beyanı hazırlarken ağırlık ve miktar bilgisini çeki listesinden alır. Listede hata varsa beyan da hatalı olur. Ürün sınıflandırması (GTİP) ürün tanımına dayanır; listedeki tanım ile faturadaki tanımın aynı olması bu açıdan da önemlidir.

Akreditifli satışlarda belge kontrolü katıdır. Akreditif metni çeki listesinde belirli bir bilgi, imza ya da nüsha sayısı istiyorsa, birebir uyulmazsa banka belgeyi uyumsuz bulabilir ve ödeme gecikir. Bu tür satışlarda listeyi akreditif şartlarına göre hazırlayın ve göndermeden önce bankanın örnek kontrolüne sokun.

Sık yapılan hatalar ve doğrusu

En sık hata tahmini ağırlıkla liste hazırlamaktır. Sevkiyatçı ağırlığı tartıp farkı yakalarsa navlun yeniden hesaplanır, gümrük ise beyanı sorgular. Çözüm tartı kaydından alınan değerleri yazmaktır.

İkinci hata, kolileri yalnız toplam olarak yazıp içeriği ayrıştırmamaktır. Alıcı tek kolide eksik bulduğunda hangi kolide ne olduğunu çeki listesi göstermiyorsa kayıp ispat edilemez. Her koli için ayrı satır tutun.

Üçüncüsü, faturayla listenin farklı zamanlarda hazırlanıp güncellenmemesidir. Son dakika miktar değişikliği yalnız birine yansırsa belgeler çelişir. Tek kaynaktan türetilen belge seti bu riski kaldırır.

Örnek: karma paletli bir hazır giyim sevkiyatı

Kurgusal bir senaryo: bir hazır giyim ihracatçısı aynı alıcıya birden çok modeli tek konteynerde gönderiyor. Her modelin beden ve renk dağılımı farklı ve koliler karışık yerleştirilmiş. Böyle bir sevkiyatta çeki listesi, koli sıra numarasına göre her kolinin içindeki model, renk ve beden kırılımını ayrı satırlarda gösterir. Palet kullanılıyorsa palet numarası bir üst düzey olarak yazılır; böylece hangi kolinin hangi palette durduğu bellidir.

Alıcı depoda kolileri açmadan önce listeyi okur ve her palette beklenen koli adedini sayar. Bir koli eksikse hangi model ve bedenin eksik olduğunu liste doğrudan söyler; itiraz yazısı tek satıra dayanır. Aynı belge gümrükte de işe yarar: yetkili rastgele bir kolinin açılmasını isterse, listedeki koli numarasından fiili koli bulunur ve içerik beyanla karşılaştırılır.

Karışık yüklerde ek bir önlem vardır: kolilerin dışına yazılan kolileme işaretleri, listedeki sıra numarasıyla birebir aynı olmalıdır. Etiket ile liste uyuşmuyorsa içerik doğru olsa bile sevkiyat tutarsız görünür ve kontrol uzar. Bu yüzden etiket baskısı ile liste aynı kaynaktan üretilmelidir.

Göndermeden önce son kontrol listesi

Belge sevkiyatla birlikte çıkmadan önce şu kontrol yapılır:

• Ünvan ve adresler faturayla harfi harfine aynı mı?
• Her koli için ayrı satır var mı, sıra numaraları kesintisiz mi?
• Net ve brüt ağırlıklar tartı kaydından mı alındı, toplamlar elle de doğrulandı mı?
• Toplam koli ve palet adedi yükleme talimatı ve taşıma belgesiyle aynı mı?
• Ürün adları faturada ve beyanda yazılanla birebir uyuşuyor mu?
• Alıcının ya da akreditifin istediği ek alanlar karşılandı mı?
• Son dakika değişikliği oldu mu, tüm belgelere yansıdı mı?
• Onaylı kopya yükleme dosyasında saklandı mı?

Listenin tamamı olumlu yanıtlanmadan belge çıkarılmaz. Kontrol bir kişinin değil iki kişinin işi olmalıdır: hazırlayan ve ilk kez okuyan. İlk kez okuyan kişi, hazırlayanın göremediği tutarsızlıkları çoğu zaman hemen yakalar.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede geliştirirsiniz

Dış Ticaret Uzmanlığı Sertifika Programı, dış ticarette ihracat sürecini ve nakliye ile lojistik sürecini ayrı başlıklarla ele alır. Çeki listesi bu iki başlığın birleştiği evrak işidir; ihracat operasyonunda sevkiyat belgelerini hazırlayan uzmanın günlük bir görevidir.